כיצד מטמיעים מערכת גיוס?

המאמר נכתב באדיבות עוז עובד, מנהל לקוחות ואחראי על עשרות הטמעות מוצלחות בקרב לקוחות בחברת Niloosoft. 

במהלך תפקידי, ולפי שיחות עם מנהלי משאבי אנוש ובעלים של חברות השמה לכל ארגון וחברה תהליך ושיטות גיוס שונות וייחודיות לו.
כמובן שאחד מהפרמטרים החשובים ביותר לבחירת מערכת גיוס נכונה הוא היכולת לתמוך בתהליך הגיוס הקיים באופן המלא והרחב ביותר אשר תסייע לשפר ולייעל אותו, במקום לשנותו לגמרי ובכך לפגום ולפגוע בעבודתו של הארגון.

ע”מ להטמיע נכון ובצורה החלקה ביותר מערכת גיוס בארגון, יש לנתח תחילה את התהליך הקיים. מה נרצה לשמר, איפה נקודות החולשה אותם נרצה לשפר ולייעל ואילו חלקים מאטים ומעכבים את התהליך ועליהם נרצה לוותר ולמצוא תחליף איכותי ומתקדם יותר.
יש לאתר על מה העובדים העוסקים בגיוס “מבזבזים” את רוב זמנם, איפה התהליך מתעכב, ואילו חלקים מסרבלים ומגשמים את העבודה היומיומית.

מניסיוני, הכולל הטמעת מערכת גיוס בארגונים רבים, גדולים כקטנים ובחברות השמה,
השלב הבסיסי להטמעת מערכת גיוס הוא הכנת רשימה של תהליך הגיוס כולו. כלומר,החל מהשלב ההתחלתי בו מועמד ניגש לאתרי הפרסום השונים ומגיש את מועמדותו לארגון או למשרה/ות הרלוונטיות, תוך קליטתו וקליטת פרטיו במערכת, תיעוד התהליך שלו הכולל הכנסת חוות דעת, תקצירי שיחה, רשמים, פידבקים של הגורמים הרלוונטים, ובניית כרטיס מועמד שלם ועד לשלב הסופי בו הוא מתקבל לעבודה, או נשלל מסיבה כזו או אחרת ואז יש לעדכן אותו על סיום התהליך.

המטרה היא לתת מענה ופתרון אוטו’, חכם, יעיל וחסכוני לכל שלב ושלב, ככל שניתן כמובן, מבלי לפגוע בפן האנושי, ביחס ובמגע האישי שניתן לכל מועמד ומועמד ולכל מנהל או לקוח מולו אנו עובדים.

לאחר שהצלחנו לייעל את התהליך עצמו, והבטחנו כי מעתה התהליך יהיה ידידותי יותר, נצליח לחסוך בזמן ונפנה זמן לעבודה המאתגרת יותר. ניתן להוסיף שלבים חדשים, ולעבות את תהליך הגיוס לפי האופציות הנמצאות באפשרות תוכנת הגיוס אותה מטמיעים.

מסביב לתהליך הגיוס נקים את היישויות מולן אנו עובדים, אשר החשובות ביניהן הם מקורות הגיוס איתם אנו עובדים, משרות ואנשי הקשר- לקוחות או מנהלים, וכמובן המועמדים.

הטמעה מוצלחת של מערכת גיוס תתאפשר כאשר המערכת רצה ומותאמת למשתמש כמו כפפה ליד, על המשתמש להכיר את המערכת במלואה ולדעת את מי לשאול ובמי להתייעץ כאשר יש לו שאלה או צורך בשיפור ובייעול נוספים.
חשוב לציין כי לעיתים הגעה לשלב המיוחל של הטמעה מוצלחת ומלאה עשוי לקחת שבוע, ולעיתים נמשך מס’ חודשים.

כמובן שבשביל להטמיע את המערכת יש להתחיל לעבוד עליה, ולגרום לשאר המשתמשים לעבוד עליה ככלי מרכזי ועיקרי לניהול הגיוס. ישנם מקרים בהם הפחד מלהכיר מערכת חדשה גורם למשתמשים חדשים לחזור להרגלים הישנים של עבודה מול האאוטלוק והתיקיות על המחשב.
אולם, כאשר התיוק האוטו’ מופנה ישירות למערכת, ללא כניסה לאאוטלוק ולתיבות האישיות, וכאשר במערכת מעודכנים ציידים חכמים, אשר עוברים על קורות החיים, מסננים ומאתרים מועמדים חדשים אשר מתאימים לתפקיד מסויים ביעילות ומהירות, וללא בזבוז זמן ומגע אנוש. יתרונות המערכת מתגלות, וגם למשתמש הקשה והעקשן ביותר יהיה רצון עז להתחיל ולהשתמש בה ככלי הראשי לעבודה, הפחד מהכירות מערכת גיוס חדשה ומנטישת הרגלי העבודה הישנים יעבור לו והוא ירצה ויישאף לעבוד מול המערכת ורק מול המערכת, ללא שימוש בגורמים חיצוניים אשר פוגמים בתהליך עבודה רציף יעיל ואיכותי.
חשוב לדעת ולהכיר כי בכל מעבר משיטה עבודה אחת לשנייה ובכל שינוי של מערכת בארגון ישנם קשיים, אותם צריך לקחת בחשבון, לא להתייאש ולחזור להרגלים הישנים שכן בדרך כלל לאחר סיום שלב ההטמעה כמפורט לעיל, שביעות הרצון היא גבוהה והתוצאות ניכרות בשטח.
משתמשים אשר ביצעו מעבר למערכת הגיוס והטמיעו את המערכת בהצלחה מעידים על המהלך כחיובי ואף הכרחי, ואינם מוכנים אפילו לדבר על חזרה לשיטת העבודה הישנה.

רוצים לשמוע על לקוחות שעברו את תהליך ההטמעה?
ריכזנו לפניכם סיפורי הצלחה של לקוחות אשר הטמיעו את מערכת הגיוס Hunter HRMS וממליצים עליה בחום.