דברים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת מערכת לניהול עובדים

ניהול עובדים הוא היבט קריטי בניהול עסק מצליח, ללא קשר לגודלו. מניהול מידע שכר והטבות לעובדים ועד מעקב אחר ביצועי צוותים בחברה, ניהול עובדים עשוי להיות תהליך מורכב שגוזל זמן רב. מערכת ניהול עובדים חכמה יכולה לעזור לייעל תהליכים אלו, לחסוך בזמן, להפחית שגיאות ולהגביר את היעילות.

לפני שאתם רוכשים מערכת ניהול לעסק או לארגון שלכם, יש כמה דברים שחשוב שתדעו כדי לבחור את המערכת המתאימה ביותר עבורכם.

מהי מערכת ניהול עובדים?

מערכת ניהול עובדים היא תוכנה המאפשרת למעסיקים לנהל היבטים שונים בהעסקת העובדים שלהם, כגון מידע אישי, הגדרת תפקידים ומשרות, תגמולים, הטבות, ביצועים, נוכחות ועוד. המערכת מבצעת אוטומציה של הרבה מהמשימות שגוזלות זמן איתן מתמודדים אנשי משאבי אנוש ומנהלים, כגון גיוס עובדים, הטמעת עובדים חדשים בחברה, מעקב אחר זמן ונוכחות וניהול שכר והטבות לעובדים.

סוגי מערכות ניהול עובדים

ישנם שני סוגים עיקריים של מערכות ניהול עובדים: On-premise ומבוססות ענן. מערכות On-premise מותקנות על שרתי החברה ודורשות תמיכת IT לתחזוקה. מערכות מבוססות ענן, לעומת זאת, מתארחות בשרתי הספק והגישה אליהן מתבצעת באמצעות דפדפן אינטרנט. מערכות מבוססות ענן הופכות פופולריות יותר ויותר בשל העלות הסבירה שלהן, אבטחת המידע, קלות השימוש והנגישות שלהן.

יתרונות של מערכת ניהול עובדים

מערכת לניהול עובדים מציעה מספר יתרונות לעסקים בכל הגדלים. ראשית, היא חוסכת משימות משאבי אנוש רבות בך שהיא הופכת אותן לאוטומטיות, מה שמפנה זמן רב לאנשי משאבי אנוש כדי להתמקד בתחומים חשובים אחרים בארגון. שנית, היא מפחיתה את הפוטנציאל לשגיאות וטעויות אנוש ומשפרת את רמת הדיוק על ידי ביטול הצורך בהזנת נתונים ידנית. שלישית, המערכת מספקת תובנות חשובות לגבי ביצועי עובדים ומאפשרת למעסיקים לזהות תחומים לשיפור ולקבל החלטות מונחות נתונים.

7 פרמטרים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת מערכת נכונה לניהול עובדים 

יש מספר פרמטרים בולטים שחשוב לבחון כדי שתוכלו לבחור את המערכת המתאימה ביותר לצרכי העסק או הארגון שלכם:

1.תכונות של מערכת ניהול עובדים

מערכות ניהול עובדים מציעות מגוון תכונות, בהן:

• מעקב אחר שעות ונוכחות: עובדים יכולים להיכנס ולצאת מהעבודה באמצעות אפליקציה או מחשב, ומנהלים יכולים לצפות ברשומות הנוכחות שלהם בזמן אמת.
• ניהול שכר: המערכת יכולה לחשב ולעבד תלושי שכר לעובדים, כולל מיסים וניכויים, ולהפיק דוחות.
• ניהול ביצועים: מעסיקים יכולים להגדיר יעדים, לעקוב אחר התקדמות העובדים ולערוך הערכות ביצועים באמצעות המערכת.
• ניהול הטמעת עובדים בחברה ועזיבה של עובדים: המערכת יכולה לייעל את תהליך ההצטרפות של עובד לחברה על ידי אוטומציה של משימות כגון ניירת, בדיקות רקע ומתן הכוונה לעובדים חדשים. המערכת יכולה גם לטפל במשימות של עזיבת עובדים באופן יעיל ופשוט.
• ניהול הטבות: המערכת יכולה לנהל הטבות לעובדים, כגון ביטוחים פרטיים, תוכניות פרישה וחופשות.

2.אבטחה ופרטיות נתונים

מערכת משאבי אנוש וניהול עובדים מאחסנת נתוני עובדים רגישים, כגון מספרי תעודת זהות וכתובות אישיות. חיוני שהחברה המספקת את המערכת תיישם אמצעי אבטחה מתאימים, כגון הצפנה וגיבויים רגילים, כדי להגן על נתונים אלה מפני גישה לא מורשית או התקפות סייבר. עסקים צריכים גם לוודא שהחברה שמספקת את המערכת תואמת לחוקי פרטיות נתונים כדי להבטיח אבטחה מיטבית של מידע ונתונים.

3.אינטגרציה עם מערכות אחרות

מערכת ניהול עובדים צריכה להיות מסוגלת להשתלב עם מערכות עסקיות אחרות, כגון תוכנות הנהלת חשבונות ומערכות מעקב אחר מועמדים. שילוב זה מבטיח שהנתונים מסונכרנים בין המערכות ומבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית.

4.אפשרויות התאמה אישית

כל עסק הוא ייחודי, ולכן צרכי ניהול העובדים שלו עשויים להיות שונים. החברה המספקת את המערכת צריכה להציע אפשרויות התאמה אישית המאפשרות לעסקים להתאים את המערכת לצרכים הספציפיים שלהם. אפשרויות התאמה אישית עשויות לכלול הוספת שדות חדשים, שינוי זרימות עבודה או יצירת דוחות מותאמים אישית.

5.קלות שימוש

מערכת ניהול עובדים צריכה להיות קלה לשימוש הן עבור אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש והן עבור עובדים. ממשק המשתמש צריך להיות אינטואיטיבי וידידותי, והמערכת צריכה להיות נגישה מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.

6.שירות לקוחות

בעת בחירת מערכת לניהול עובדים, חשוב לקחת בחשבון את רמת התמיכה בלקוחות שמספקת הספק. על החברה המספקת את המערכת להציע תמיכה מקיפה, כולל תמיכה בטלפון, במייל ובצ'אט, כמו גם משאבים מקוונים כגון מדריכים למשתמש, סרטוני הדרכה ושאלות נפוצות. עליה גם לספק עדכוני מערכת קבועים ותיקוני באגים כדי להבטיח שהמערכת תפעל בצורה חלקה.

7.עלות

העלות של מערכת ניהול עובדים יכולה להשתנות בהתאם לפרמטרים שונים כמו גודל העסק, מספר העובדים והתכונות הנדרשות. מערכות מסוימות גובות תשלום קבוע, בעוד שאחרות גובות תשלום עבור כל עובד או לכל תכונה. חיוני לקחת בחשבון את העלויות ארוכות הטווח של המערכת, כולל כל דמי תחזוקה או שדרוגים שוטפים, לפני קבלת החלטה ובחירת המערכת הרלוונטית עבורכם.

לסיכום, מערכת ניהול עובדים יכולה לייעל משמעותית את משימות משאבי אנוש, לצמצם טעויות ולשפר

יעילות בעסק. בעת בחירת מערכת לניהול עובדים, חשוב לקחת בחשבון גורמים כגון תכונות המערכת, אבטחה, אפשרויות התאמה אישית, קלות שימוש ועלות. עם מערכת ניהול עובדים נכונה, עסקים יכולים להתמקד ביעדי הליבה שלהם תוך הבטחה שהעובדים שלהם מנוהלים היטב, שבעי רצון ומסייעים לצמיחת החברה.

מערכת ניהול עובדים של חברת נילוסופט

חברת נילוסופט משווקת מספר מערכות גיוס וניהול עובדים לעסקים, חברות וארגונים בשלל גדלים. המערכות שלנו מבוססות טכנולוגיית ענן, מציעות אבטחת נתונים קפדנית ומאפשרות התאמה אישית לצרכי החברה.

רוצים להתנסות במערכת החכמה שלנו? לקבלת דמו למערכת, לחצו כאן.