תחום משאבי האנוש עוסק באנשים. המשמעות של זה היא לעזור לאנשים לנווט את השלבים השונים של המסע שלהם בחברה או בארגון, כמו גם לוודא שלעסק יש את האנשים המתאימים לעמידה ביעדים האסטרטגיים שלו.
על מנת לאזן בין שני היעדים העיקריים הללו, צוותי משאבי אנוש צריכים להיות זריזים, מסתגלים במהירות ויעילים. משום כך הם צריכים תהליכים וכלים שיהפכו את העבודה שלהם לפשוטה ככל האפשר כדי שיוכלו להתמקד במה שחשוב באמת: מערכות יחסים טובות ומפרות.
במדריך זה נבחן את עשרת תהליכי משאבי האנוש הקריטיים ביותר להצלחת כל עסק וחברה. בחלק השני של המדריך גם נשקול מהדרכים שבהן ניתן לבצע אופטימיזציה של התהליכים הללו כדי לעזור לכם לספק חוויות גיוס עובדים וניהול כוח אדם יוצאות דופן ולהשיג תוצאות מעולות.
10 תהליכים מרכזיים בניהול משאבי אנוש
ישנם תהליכי משאבי אנוש רבים שהצוות שלכם ינהל והם ישתנו בהתאם לצמיחה של הארגון ולמגמות בתחום העיסוק של הארגון.
אלה 10 תהליכי משאבי אנוש מרכזיים שכל צוות משאבי אנוש חייב לנהל היטב למען שיפור שביעות הרצון של העובדים והצלחת העסק.
1.גיוס עובדים
גיוס עובדים הוא תהליך של משיכת מועמדים רלוונטים לתהליך מיון וסינון ולאחר מכן לתפקיד המתאים בחברה. מומחי משאבי אנוש מחזיקים בכל הצעדים הדרושים לגיוס העובדים המתאימים ביותר לכל משרה פתוחה. זה כולל פרסום משרות באתרים ורשתות חברתיות ופיתוח חבילות תגמול שצפויות למשוך ולשמר את המועמדים המוכשרים ביותר.
חיוני שהשלבים הללו יהיו במעקב באמצעות תוכנה לניהול תהליכי גיוס שיכולה לשפר ולייעל את כל תהליך הגיוס הן עבור הארגון, הן עבור צוות משאבי האנוש והן עבור המועמדים לתפקיד.
2.שימור
לפי מחקרים עדכניים, המעבר לעבודה מרחוק מקשה על שימור עובדים איכותיים. זה מעיד על אתגרים העומדים בפני מחלקות משאבי אנוש כאשר הן מתכננות מחדש את האסטרטגיות שלהן לשימור עובדים איכותים וגיוס עובדים חדשים. כדי לצבור יתרון על פני חברות מתחרות, חשוב לפתח ולייעל את תהליכי השימור בארגון ולהתאים אותם לעת הנוכחית כדי לשמור על עובדים איכותיים וטובים ולגייס עובדים חדשים שמתאימים בדיוק ל-DNA של הארגון.
3.Onboarding – קליטת עובדים
Onboarding הוא תהליך של שילוב עובדים חדשים בחברה. תהליך זה מתרחש בדרך כלל במשך מספר ימים או שבועות בהתאם לפעילות הארגון.
במהלך ההשתלבות, העובדים נחשפים לשלל המשאבים שעומדים לרשותם ולציפיות הברורות מהם בתפקידם בחברה. לוגיסטיקה זו מטופלת על ידי צוות משאבי אנוש.
כמות השונות הנדרשת בתהליך ההטמעה (תפקידים שונים, דרישות, אישורים ביטחוניים וכו') מחייבת לנהל את התהליך בצורה מסודרת. ניתן להשתמש בתוכנת מערכת גיוס וניהול כוח אדם המסייעת בקליטת עובדים ובכך להבטיח שתהליך השילוב של העובד החדש בחברה יעשה באופן ברור, רציף ומאורגן.
תהליך ההטמעה הכרחי להעצמת העובדים החדשים ולמוטיבציה שלהם לתרום לארגון לאורך זמן.
4.Offboarding – עזיבת עובדים
תהליך עזיבה של עובדים את החברה יכול לעשות הבדל גדול במזעור הפרעות, שמירה על חווית עובד חיובית והגנה על המוניטין של החברה כמעסיק איכותי.
5.הדרכה ופיתוח
יחד עם שימור עובדים, הכשרת עובדים עברה שינויים רבים בשנים האחרונות. ישנה סיבה עיקרית לכך שתהליך הכשרת העובדים ידרוש תשומת לב נוספת וארגון טוב יותר קדימה; חלק גדול מההכשרה שנעשתה בעבר באופן אישי כעת עשויה להיעשות בחלקה מרחוק, שכן מקומות עבודה רבים עברו למודל העסקה היברידי. המשמעות היא ניהול משאבי אנוש על ידי אימוץ כלים ותהליכי עבודה חדשים ויעילים.
6.יחסי עובדים
יחסי עובדים מורכבים מכל פעילויות משאבי אנוש המכוונות למעורבות עובדים ושימור עובדים. מעורבות עובדים, בפשטות, היא מדד למידת השקעת העובדים בחברה. שימור עובדים כרוך ביצירת אמצעים כדי להבטיח שהעובדים יהיו מרוצים מעבודתם.
יחסי עובדים בריאים הם קריטיים להפחתת שיעור תחלופת העובדים. באופן אידיאלי, צוותי משאבי אנוש משתמשים באמצעים כמותיים ואיכותיים למדידת מעורבות עובדים והשפעתה על שימור. שיטות אלה הן צורות שונות של יצירת אינטראקציות דו-צדדיות בין עובדים למעסיקיהם כדי להבטיח שהם מעורבים, וזה אחד ההיבטים העיקריים של יחסי עובדים.
הגישות השונות הללו, שעשויות להיות כרוכות בהוצאת צורות שונות של סקרים עם תשובות כמותיות או פשוט בדרישה מהעובדים לחתום על מדיניות מסוימת, זקוקות לאמצעי אחיד ליישום וללימוד השפעותיהם. אלה דברים שתוכנת ניהול תהליכי משאבי אנוש איכותית יכולה לספק.
7.תגמול והטבות
תגמול והטבות הן שתי הצורות העיקריות של יצירת מוטיבציה חיצונית כדי למשוך עובדים ולשמר אותם. משאבי אנוש אחראי ישירות להצעת חבילות תגמול והטבות באופן רשמי, כמו ביטוחי בריאות פרטיים, פתיחת קרן השתלמות או מספר מוגדל של ימי חופש בשנה. פעולה זו דורשת מדידת חבילות השכר וההטבות של עובדים אחרים בתוך הארגון בתפקידים דומים, כמו גם של אלה מחוץ לארגון.
זה כולל גם הערכות שנתיות של ביצועי עובדים שהופכת לבסיס להגדלת חבילות השכר וההטבות או אולי להגדלתן עם בונוסים. למעשה, המגוון הרחב של היתרונות השונים לבדו דורש אמצעי מקיף לניהול תהליך משאבי אנוש זה; משכורות ובונוסים שונים רק מוסיפים למורכבות הכללית שלו.
8.דרישת עובדים
לאופן שבו צוותי משאבי אנוש מנהלים בקשות יש השפעה ישירה על חווית העובדים ושביעות הרצון מהעבודה. זה משמעותי עבור צוותי משאבי אנוש לקיים תהליכי עבודה שיוכלו לתת מענה מהיר ומדויק לפניות של העובדים.
שיפור התוצאות עבור כל סוגי בקשות העובדים יכול להיות פשוט באמצעות שימוש במערכת ניהול תהליכי עבודה המאפשרת לצוותים ליצור מתודולוגיות עבודה ופעולות המותאמות לכל סוג של בקשות עובדים. זה הופך את שיתוף הפעולה בין צוותים להרבה יותר קל על ידי מתן גישה לכולם, בכל מחלקה, כדי לספק מתן מענה יעיל על מנת לפתור את הבקשה של העובד באופן מהיר ומאורגן.
9.ניהול ביצועים
ניהול ביצועים הוא תהליך של מדידת הביצועים של העובדים ופיתוח דרכים שיעזרו להם לשפר אותם. לעתים קרובות זה נעשה על בסיס שנתי, מחלקות משאבי אנוש מופקדות על ניהול, הערכה, זיכוי וטיפול בכל היבט של תהליך ניהול הביצועים.
לכל הפחות, משימה זו דורשת קבלת אישור ליזום תוכניות לניהול ביצועים, הנפקת טפסי הערכה, ניהול התקדמות הארגון בהערכות ויישום התוצאות במשכורות, הטבות ובונוסים. מכיוון שיש כל כך הרבה שלבים המעורבים בתהליך זה, הוא זקוק לאמצעי ניהול רשמיים שניתן לשכפל ויכולים להרחיב את קנה המידה בכל הארגון.
10.תכנון משאבי אנוש
תכנון משאבי אנוש (HRP) הוא זיהוי וניהול של כל צרכי הגיוס של הארגון. זה כרוך בהתחשבנות באספקת משאבי אנוש של הארגון, דרישות עתידיות, חיזוי, אסטרטגיה ויישום. כדי להיות אפקטיבי, צוות משאבי אנוש חייב לאזן בין צרכי כוח אדם לטווח ארוך וקצר עם יעדים עסקיים ומציאות האקלים העסקי.
באופן אידיאלי, יש לשלב גורמים המשפיעים על HRP בתוכנת ניהול תהליכי משאבי אנוש. לעתים קרובות חברות משתמשות בכלי ניתוח SWOT או חיזוי כדי לחשוף את הצרכים שלהן.
אם כך, ניתן לראות כי ניהול איכותי של משאבי אנוש מצריך סיוע של מערכות חכמות וכלי אוטומציה שיאפשרו לייעל את כל פעילות משאבי האנוש של הארגון. חברת נילוסופט משווקת מגוון מערכות חכמות ומתקדמות שהופכות את תחום ניהול משאבי האנוש ליעיל, מאורגן ומהיר יותר.
בחלק הבא של המדריך נציין את היתרונות של אוטומציה של תהליכי גיוס עובדים ומשאבי אנוש.