בסביבה העסקית המהירה של היום, ניהול יעיל של משאבי האנוש שלכם הוא חיוני יותר מאי פעם. העובדים הם עמוד השדרה של כל ארגון, והביצועים, שביעות הרצון מהעבודה והרווחה הכללית שלהם הם בעלי חשיבות עליונה להצלחה. כלי אחד שחולל מהפכה בדרך שבה ארגונים מנהלים את כוח העבודה שלהם הוא תוכנת ניהול עובדים.
במדריך מקיף זה, נתעמק בשימושים, במאפיינים ובשיטות העבודה המומלצות לבחירת התוכנה הנכונה לניהול עובדים המותאמת לצרכים הייחודיים של הארגון שלכם.
אבל קודם – מהי בכלל תוכנת ניהול עובדים?
תוכנת ניהול עובדים היא פתרון דיגיטלי המסייע במגוון רחב של משימות הקשורות למשאבי אנוש כמו מעקב נוכחות, שכר, סקירות ביצועים ועוד. המטרה העיקרית היא לשחרר את צוותי משאבי אנוש ממשימות ידניות מייגעות כדי שיוכלו להתמקד ביוזמות אסטרטגיות שמטרתן לשפר את הפרודוקטיביות והמעורבות של העובדים בחברה.
שימושים נפוצים בתוכנת ניהול עובדים
1.נוכחות ומעקב אחר שעות
שכחו מכרטיסי הניקוב או גיליונות הכניסה מהדור הישן. תוכנת ניהול עובדים מודרנית יכולה להשתלב עם מערכות ביומטריות, אפליקציות לנייד ואפילו שירותי מיקום גיאוגרפי כדי לתעד ולנהל את נוכחות העובדים ואת הזמן המושקע במשימות בצורה מדויקת.
2.ניהול שכר
תוכנה לניהול משימות עובדים יכולה לעבד נתוני שכר, ניכויי מס והטבות שונות, לייעל את תהליך השכר כדי להבטיח לעובדים מקסימום דיוק בכל הנוגע לשכר ולזמן העבודה.
3.ניהול ביצועים
מהגדרת מדדי KPI ועד ביצוע סקירות ביצועים תקופתיות, מערכת ניהול עובדים יכולה להקל על הערכה מקיפה והכרה של ביצועי עובדים.
4.גיוס והשתלבות בחברה
אוטומציה של פרסומי משרות, מיון מועמדים, תזמון ראיונות ותהליכי הצטרפות באמצעות התוכנה, מסייעת להבטיח כניסה חלקה של עובדים חדשים לארגון.
5.ניהול ציות
התוכנה מסייעת לשמור על רישומים הדרושים לעמידה בחוקי עבודה שונים, ובכך למזער את הסיכון לסיבוכים משפטיים.
6.שירות עצמי לעובד
תוכנה לניהול עובדים כוללת לעתים קרובות פורטל שירות עצמי שבו העובדים יכולים לגשת לרשומות שלהם, להגיש בקשות לחופשה או פניות לצוות משאבי אנוש בחברה, לצפות בתלושי שכר ולעסוק בתקשורת פנימית, תוך קידום שקיפות ואחריות.
מאפיינים מרכזיים שיש לקחת בחשבון בבחירת תוכנת ניהול עובדים
1.מדרגיות
ככל שהארגון שלכם יגדל, כך גם צרכי ניהול משאבי האנוש שלכם יגדלו. בחרו מערכת שיכולה להתאים לצרכים המשתנים של העסק שלכם, כך שתוכלו להיות בטוחים שיש לצדכם מערכת שגדלה יחד אתכם.
2.חווית משתמש
ממשק משתמש וחוויה אינטואיטיבית (UI/UX) יסייעו הן לצוות משאבי אנוש והן לעובדים להסתגל במהירות למערכת ולכל מה שיש לה להציע.
3.התאמה אישית
לכל ארגון יש צרכים ייחודיים; תוכנת ניהול העובדים שלכם צריכה להיות ניתנת להתאמה אישית כדי לספק את הדרישות הספציפיות של הארגון שלכם.
4.אבטחת מידע
המידע שלכם בעל חשיבות עליונה והשמירה עליו חשובה במיוחד. ודאו שהתוכנה תואמת ל-GDPR או לכל חקיקה רלוונטית אחרת להגנה על מידע.
5.אינטגרציות של צד שלישי
היכולת להשתלב עם מערכות קיימות כמו ERP או תוכנת הנהלת חשבונות חיונית לתפעול חלק וליצירת מערך טכנולוגי זמין שעובד עבורכם.
כיצד לבחור את התוכנה המתאימה לארגון שלכם?
בחירת תוכנת ניהול עובדים מתאימה היא לא עניין של מה בכך. כדי לבחור את המערכת המתאימה ביותר לצרכים שלכם, עקבו אחר ההמלצות הבאות:
1.זיהוי צרכים והצבת יעדים
הגדירו בבירור מה אתם שואפים להשיג עם תוכנת ניהול העובדים שלכם. בין אם מדובר באוטומציה של שכר, שיפור הערכות ביצועים או ייעול תהליך הגיוס – הכרת היעדים שלכם תעזור לכם לצמצם את האפשרויות ולבחור את המערכת המתאימה ביותר עבורכם.
2.שיקולי תקציב
למרות שזה עשוי להיות מפתה ללכת על האפשרות העשירה ביותר בתכונות ופיצ'רים, אתם צריכים לשקול האם בכלל עלות המערכת תואמת את התקציב שלכם. עם זאת, אל תחפשו את האפשרות הזולה ביותר, אלא את זאת שתביא לכם את התועלת הגבוהה ביותר במחיר במחיר המשתלם ביותר ועם התמורה הטובה יותר לאורך זמן. חברת נילוסופט משווקת מגוון מערכות איכותיות וחכמות שמתאימות באופן מדויק לצרכי כל חברה וכל ארגון, כך שתוכלו להיות בטוחים שאתם רוכשים תוכנה שמתאימה בדיוק לגודל ולצרכים שלכם, ללא עלויות מיותרות.
3.בקשו דמו
הדגמה של המערכת תאפשר לכם לחקור באופן ממשי את התכונות והכלים של המערכת ולהעריך את קלות השימוש שלה. זו גם הזדמנות לשאול שאלות הקשורות לצרכים הייחודיים שלכם ולוודא שהמערכת תתאים היטב עבורכם.
4.בדקו ביקורות והמלצות
סקירות אונליין, המלצות וחוות דעת של עסקים וארגונים אחרים יכולים להציע תובנות חשובות לגבי הביצועים והאמינות של התוכנה.
5.אל תתפשרו על תמיכת לקוחות
שירות לקוחות יעיל יכול להפוך את חוויית השימוש שלכם במערכת למעולה ויעילה לאורך זמן. לחילופין, שירות גרוע, עלול להוביל לחוויית שימוש לא טובה ואפילו לגרום להשבתות של המערכת ולירידה בתפוקה של הארגון. ודאו שקיימת תמיכה הזמינה במספר ערוצים ומגיבה ביעילות בתוך זמן קצר.
סיכום
תוכנת ניהול עובדים היא גיים צ'יינג'ר בניהול משאבי אנוש, ומציעה שפע של תכונות המייעלות תהליכים אוטומציות ומאפשרות לצוותי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אחרות. על ידי זיהוי הצרכים הספציפיים של הארגון שלכם והערכה קפדנית של אפשרויות זמינות, אתם יכולים לבחור את התוכנה הנכונה כדי לנצל את מלוא הפוטנציאל של ההון האנושי בארגון שלכם.
פנו אלינו כדי לשמוע יותר על התוכנות המתקדמות של נילוסופט, בהן מערכת משאבי אנוש, מערכת בינה עסקית, תוכנות לניהול נוכחות וכלים נוספים.