מערכת ניהול גיוס היא מערכת כלים המיועדת לניהול תהליך גיוס עובדים לחברה. זו עשויה להיות מערכת הליבה האנושית החשובה ביותר. היום יותר מתמיד, גיוס עובדים לחברות הוא תחרותי, במיוחד עבור מועמדים עם כישורים טכניים מבוקשים, מה שמעורר עניין במערכות גיוס מתוחכמות. מערכות אלו מתוכננות כדי לשפר את יעילותם של המגייסים ושל מחפשי עבודה.
למערכות ניהול גיוס יש מגוון מרכיבים ופונקציות. הן כוללות מערכות מעקב אחר מועמדים לניהול משרות ויישומים ופונקציות מסוג ניהול קשרי לקוחות שמטרתן לשמור על מועמדים מחוברים ומעורבים. רבות מהמשימות הללו הן אוטומטיות. משימות שגרתיות, כגון תזמון שיחות טלפון וראיונות אישיים, מהוות חלק מהעבודה שמבצעות מערכות אלו.
כיצד פועלות מערכות ניהול גיוס עובדים?
הגבול בין מערכות לניהול גיוס עובדים (RMS) למערכות ניהול מועמדים – ATS היטשטש. עם זאת RMS בדרך כלל משלים את הפונקציות של ATS. מערכות ATS טובות בפרסום דרישות, מעקב אחר מועמדים ואוטומציה של תהליך הצעת המשרה, אך מערכות RMS לוקחות את תהליך ניהול הגיוס מספר שלבים קדימה על ידי סיוע ל-HR (משאבי אנוש) לערב מועמדים, אוטומציה של משימות ידניות נוספות ושיפור ההתאמה של מועמדים עם דרישות פתוחות.
לדוגמה, בנוסף לפרסום דרישות עבודה פתוחות, מערכות ניהול גיוס חכמות יפשטו את פרסום הדרישות על פני לוחות דרושים מרובים ובמדיה החברתית.
עבור מועמדים, מערכת מתקדמת מסוג זה עשויה לאפשר להם להגיש מועמדות ישירות מלוחות דרושים או באמצעות הפרופילים שלהם בפלטפורמות כגון LinkedIn.
פונקציות של מערכת מעקב אחר מועמדים
מערכות RMS מגבירות את המעורבות המועמד ובעלות משימות נוספות לפונקציות ATS.
פונקציונליות מתקדמת יותר יכולה לכלול מערכות דירוג המשתמשות באלגוריתמים לניתוח כוח העבודה של המעסיק. הטכנולוגיה עשויה להסתכל על סקירות ביצועי עובדים, קורות חיים ורשומות אחרות כדי לזהות את המאפיינים של העובדים המצליחים ביותר של החברה. טכנולוגיות אלו מסתמכות על טכניקות Machine Learning (למידת מכונה) כדי לחפש דפוסים בנתונים. תהליך זה מודיע למערכת ניהול הגיוס שבה משתמשים מעסיקים כדי לבחור מועמדים לראיון.
תוכנת גיוס עובדים גם פורסת טכנולוגיית הטיית נגד כדי לנתח פניות של מחפשי עבודה. מנהל גיוס למשל, עשוי להעדיף בוגרי אוניברסיטאות מסוימות. הטכנולוגיה יכולה לשלול מגבלה זו ולעזור לשמור על ההתמקדות בזיהוי מועמדים שעומדים בצורה הטובה ביותר בדרישות התפקיד.
נוחות השימוש במערכת עבור מועמדים היא פרמטר חשוב במיוחד. ישנן מערכות לניהול גיוס עובדים שיכולות לנתח קורות חיים של מועמד ולשלוף מידע רלוונטי, כגון היסטוריית עבודה והשכלה, במקום שהמועמדים יצטרכו להזין מידע על עצמם באופן ידני. ברגע שהמערכת לומדת מעט על מועמד, היא יכולה להציע משרות אחרות שעשויות להתאים למערך הכישורים שלו.
תכונות ויכולות של מערכות לניהול גיוס עובדים
היתרון של מערכות מתקדמות לניהול גיוס עובדים הוא המעבר ממשימות ידניות רבות לאוטומטיות, מה שמאפשר לצוות הגיוס להתמקד במשימות אחרות. מערכת מסוג זה משמשת גם כמקום אחד המאפשר לצוות הגיוס לצפות בכל הנתונים הקשורים לתהליך הגיוס, לרבות דרישת העבודה, הערכות, הערות, פרטי המועמד ועוד.
דוגמאות לתכונות וליכולות של המערכת כוללות את הדברים הבאים:
- פונקציונליות משולבת של מערכת מעקב אחר מועמדים
- התאמה אוטומטית של מועמדים למשרות פתוחות
- צ'אט בוטים המסוגלים לענות על שאלות סטנדרטיות
- תכונות CRM כדי לשמור על מועמדים רלוונטיים מעורבים עם צוות הגיוס
- תזמון ראיונות אוטומטי ושילוב עם תוכנת לוח שנה
- אינטגרציה עם לוחות דרושים, מדיה חברתית ומערכות משאבי אנוש אחרות
- דו"חות ולוחות מתקדמים
- תבניות סטנדרטיות למיילים, תקשורת ודרישות
- מעקב אחר מקורות המועמדים (הפניות עובדים, לוחות דרושים וכו')
- אבטחת מידע משופרת, שכן כל המידע מאוחסן במערכת אחת
- תזכורות למועמדים מתאימים ולמנהלים המעורבים בתהליך הגיוס והראיונות
- הסכמי עבודה מותאמים אישית עם המידע והפרטים של המועמד שנשמרו מפרסום המשרה
- תמיכה בחתימה דיגיטלית
- אינטגרציה עם כלי גיוס תומכים כגון הערכות ובדיקות רקע
היתרונות של מערכות ניהול גיוס עובדים
אחד היתרונות העיקריים של תוכנה לניהול גיוס עובדים הוא היכולת שלה להציע את כל הפונקציונליות הדרושה לצוות הגיוס באפליקציה אחת ולבטל את הצורך בתוכנת גיוס נוספות. החל מפתיחת הדרישה למשרה, שמירה על קשר קבוע עם מועמדים רלוונטיים, מעקב אחר מועמדים במאגרים ואוטומציה של שלבים לאורך כל תהליך הגיוס – הכל זמין במערכת אחת.
שלבי גיוס
מערכת לניהול הגיוס מלווה את רוב השלבים בתהליך הגיוס.
המערכת מספקת גם את כל המידע שמנהל הגיוס צריך כדי לקבל החלטות. זה כולל את קורות החיים של המועמד, הערות מתהליך הראיון, קבצים נוספים ומידע שסופק על ידי המועמד, הערכות ומדדי השוואה המבוססים על מועמדים אחרים שהגישו מועמדות. בהתאם למערכת ניהול ספציפית, היא עשויה גם לדרג מועמדים על ידי שימוש בטכנולוגיה מתקדמת, כגון AI (בינה מלאכותית) ולמידת מכונה.
אילו סוגי חברות צריכות להשתמש במערכות לניהול גיוס עובדים?
צרכי הגיוס של חברות קטנות אינם דומים לצרכי הגיוס של ארגונים גדולים. עם זאת, כל חברה וארגון נזקקים לניהול איכותי של תהליך הגיוס וניהול המועמדים. משום כך מערכות לניהול וגיוס עובדים מתאימות לכל חברה ולכל ארגון והן מגיעות עם שלל פונקציות ומפרטים אשר ניתן להתאים לצרכי הגיוס של כל חברה.
בעוד שחברות קטנות לרוב יסתפקו בניהול קשרי המועמדים באמצעות מערכת CRM איכותית ובמערכת ניהול גיוס פשוטה יחסית, עבור חברות מיקור חוץ הייטק וארגונים גדולים אשר פועלים מול מספר גדול של מועמדים ומשרות, ידרשו גם פתרונות אוטומציה ובינה מלאכותית על מנת לייעל באופן משמעותי את תהליך הגיוס.
חברת נילוסופט היא ספקית מובילה של מערכת מתקדמת לניהול תהליך גיוס עובדים ומשאבי אנוש.
אנו מספקים ללקוחותינו פתרונות בתחום ניהול משאבי אנוש, ניהול תהליכי גיוס וניהול קשרי לקוחות (CRM).
מגייסים עובדים? צרו איתנו קשר ונשמח להתאים לכם את השירותים והפתרונות המתקדמים והחכמים ביותר שיסייעו לכם באופן משמעותי בתהליכי הגיוס.