מבוא: מה קורה למועמד אחרי שנשלח ללקוח?
ממשק ישיר הוא חיבור בין מערכת הגיוס שלכם למערכת של הלקוח. אחרי שהגשתם אליו מועמד, הטיפול עובר לצד שלו: הוא רואה את המועמד בכרטיס המשרה, מקדם אותו או דוחה אותו, ולעיתים גם סוגר את המשרה כולה.
כל שינוי כזה מגיע אליכם למערכת, אך אינו נקלט בה מעצמו. המערכת מסמנת שממתין לכם עדכון, ואתם מחליטים אם לקבל אותו או לדחות. המאמר הזה מסביר איך לזהות עדכון שממתין לטיפול, מה המשמעות של כל אייקון, ומה עושים בכל אחד מהמקרים.
מאמר זה מיועד ל: חברות השמה וכוח אדם שכבר שלחו מועמדים ללקוח דרך הממשק הישיר. אם עדיין לא שלחתם מועמד, התחילו במאמר איך שולחים מועמדים ללקוח בממשק ישיר? וחזרו לכאן.
זהו המאמר הרביעי והאחרון בסדרה. לפניו:
איך המועמד מופיע בכרטיס המשרה אצל הלקוח
המועמד מופיע אצל הלקוח תחת המשרה, במצב ספק הגיש קו”ח למשרה, ושמכם מופיע בשדה ספק נוכחי. אם הלקוח פותח את כרטיס המועמד ועובר ללשונית משרות ולהיסטוריה, הוא רואה בשורת ההיסטוריה את מקור העדכון יחד עם חוות הדעת המלאה שכתבתם. זה מה שהוא קורא לפני שהוא מחליט.
תיאור המסך: כרטיס המשרה אצל הלקוח, לשונית מועמדים, עם המצב ספק הגיש קו”ח למשרה ושדה ספק נוכחי
איך תדעו שהלקוח קידם או דחה את המועמד
כשהלקוח מקדם את המועמד, מזמן אותו לראיון או דוחה אותו, תקבלו על כך הודעה למייל. אם ההודעה אינה מתקבלת, בדקו בתיקיית הספאם.
לצפייה במערכת: היכנסו לכרטיס המועמד ועברו ללשונית משרות. בשורת המשרה תראו את הסטטוס הנוכחי ואת תאריך השיוך, ובעמודת עודכן ע”י יופיע DirectInterface, סימן שהעדכון הגיע מהלקוח דרך הממשק.
תיאור המסך: לשונית משרות בכרטיס המועמד, עם הסטטוס ועמודת עודכן ע״י
אייקון המזוודה ואייקון הנורה: מה כל אחד מסמן
לצד קוד המשרה ברשימות מופיעים שני אייקונים קטנים. שניהם אומרים אותו דבר בבסיסם: הלקוח עשה משהו, ומחכה שתאשרו. ההבדל הוא במה בדיוק השתנה.
- אייקון מזוודה מסמן שינוי במשרה עצמה: משרה חדשה שממתינה לאישור, שינוי בתיאור או בפרטים, או סגירת המשרה.
- אייקון נורה מסמן שינוי במועמד שנמצא תחת המשרה, לחיוב או לשלילה. למשל הלקוח קידם אותו לשלב הבא, או דחה אותו.
תיאור המסך: שורת משרה ובה אייקון המזוודה ואייקון הנורה זה לצד זה
⚠️ חשוב מאוד
שניהם יכולים להופיע יחד על אותה שורה, כשיש גם שינוי במשרה וגם שינוי במועמד. העמידו על אייקון עם העכבר ותקבלו הסבר קצר על מה שקרה.
חלוקת התפקידים כאן חשובה: המערכת רק מודיעה לכם שהלקוח עשה שינוי, והיא לא מחילה אותו אצלכם לבד. עד שלא תאשרו, המצב אצלכם לא מתעדכן, ולא תקבלו עדכונים נוספים על אותה משרה.
כשהלקוח מעביר את המועמד לשלב גיוס אחר
זהו המקרה של אייקון הנורה.
כדי לטפל בעדכון שהלקוח ביצע על המועמד:
- היכנסו לכרטיס המועמד וללשונית משרות. בשורת המשרה תראו את הנורה, ובעמודת מצב את מה שהלקוח עשה, למשל לקוח העביר לשלב נדחה.
- לחצו על הנורה. תיפתח התראה שמתארת את מה שהלקוח ביצע.
תיאור המסך: ההתראה שנפתחת בלחיצה על אייקון הנורה
- לחצו על אישור בתוך ההתראה. ייפתח חלון שינוי סטטוס, ובו כתוב מה הלקוח עשה ומתחתיו שדה מצב לבחירתכם.
- פתחו את רשימת המצב ובחרו את הסטטוס שמשקף את מה שקרה. האפשרויות מותאמות לשינוי שהלקוח ביצע.
תיאור המסך: חלון שינוי סטטוס, עם תיאור פעולת הלקוח ושדה המצב לבחירה
💡 שימו לב
- שמור וסגור יעדכן את הסטטוס גם במערכת שלכם.
- סגור יסגור את החלון בלי לשנות דבר אצלכם.
זו בחירה שלכם ולא חובה. גם אם לא תעדכנו, המידע מהלקוח כבר מופיע אצלכם בעמודת המצב. העדכון עוזר לכם לשמור על מאגר מסודר ולדעת בהמשך למה המועמד לא התקדם.
כשהלקוח סוגר משרה שפתוחה אצלכם
זהו המקרה הנפוץ ביותר של אייקון המזוודה אחרי האישור הראשוני. תקבלו על כך מייל.
תיאור המסך: מייל ההודעה על סגירת משרה מצד הלקוח
בין אם תלחצו על הקישור שבמייל ובין אם תיכנסו למשרה מתוך המערכת, תגיעו ללשונית ממשק ישיר בכרטיס המשרה. שם יופיע הלקוח סגר את המשרה ושני כפתורים, קבל או דחה.
תיאור המסך: מסך אישור סגירת המשרה בלשונית ממשק ישיר
לחיצה על קבל תסגור את המשרה גם אצלכם.
לסיכום
במאמר הזה למדנו מה קורה למועמד אחרי שנשלח ללקוח: ראינו איך הוא מופיע בכרטיס המשרה אצלו, איך מגיעים אלינו עדכונים על קידום או דחייה, ומה ההבדל בין אייקון המזוודה שמסמן שינוי במשרה לבין אייקון הנורה שמסמן שינוי במועמד. טיפלנו גם בשינוי שלב מצד הלקוח ובסגירת משרה.
זהו המאמר האחרון בסדרה. מרגע זה כל העבודה מול הלקוח מתנהלת מתוך המערכת: המשרות מגיעות אליכם, המועמדים עוברים אליו, והעדכונים חוזרים אליכם, בלי התכתבות במייל ובלי בירור ידני של מקור המועמד.
לכל שאלה, התייעצות או צורך נוסף – צוות התמיכה של נילוסופט זמין עבורכם במגוון ערוצים:
בצ׳ט מתוך המערכת, בוואטסאפ במספר 050-777-1828, או במייל [email protected].
אנחנו כאן כדי לוודא שאתם מכירים את היכולות של HunterAI לעומק, עובדים איתן בביטחון, ומפיקים מהמערכת את המקסימום בעבודה היומיומית.
