נעמה אפריים מנהלת גיוס וHR ב TechBuddyבחרה במערכת הגיוס לארגונים של נילוסופט!
"אני בת 32, מנהלת גיוס וHR בחברת TechBuddy. הגעתי מעולם החינוך הבלתי פורמלי וממשרות ניהול ומטה במגזר השלישי (עמותות). לפני TechBuddy, גם עבדתי בגיוס עובדים בתפקיד מנהלת גיוס. סה"כ יש לי כ 4 שנים ניסיון בתחום.
עשיתי תואר שני בייעוץ ארגוני ונחשפתי ל TechBuddy. במקביל לחיפושים של מנהלת גיוס לחברה, החברה גם חיפשה מערכת גיוס כוח אדם. מכיוון שהחברה גדלה והתפתחה, רצו מערכת מסודרת שתעקוב ותעזור לנהל את הגיוסים באופן האפקטיבי ביותר. בעקבות זאת, רצו להכניס את מערך הגיוסים למערכת בעלת תהליך מסודר שמתאים לחברות סטארט אפ.
בחברה הקודמת שעבדתי בה כמגייסת, עבדתי עם אקסלים ששרפו המון זמן עבודה יקר ולא היו תמיד מדויקים, לכן זה שינוי משמעותי!!
TechBuddy היא חברת שירותים המעניקה שירות למיליוני לקוחות בארץ ובאירופה. השירות הייחודי של החברה מעניק מומחה טכנולוגי לפי דרישת זמן שמתאים לצרכן ובמקום שנוח לו. השירות בסטנדרט גבוהה, מהיר, איכותי, נוח, כנה ולא תלוי באף גורם חיצוני. TechBuddy נוסדה כדי לעזור לאנשים ע"י הענקת סיוע טכנולוגי כשהם חווים בעיות וקשיים עם מוצרים טכנולוגיים והדרכה לפני ואחרי תהליך הרכישה."
מה היתה הסיטואציה העסקית טרם התקשורת עם נילוסופט?
"טרם ההתקשרות עם נילוסופט, החברה עבדה עם תוכנה חינמית מאוד דלה, לא גמישה, בעלת מעט יכולות, אשר לא סיפקה אותנו מבחינת ניהול, ניתוח ושימור Data (נתונים).
חשוב לציין, שאנו אכן ניהלנו תהליכי גיוס. אך לצערי, הניהול והמעקב אחר הגיוס כלל לא התבצע בצורה נוחה או מסודרת. למעשה, מידע על מועמדים היה נעלם לפעמים וגם נתונים נוספים. נוסף לכך, התוכנה החינמית היתה איטית למדי שאין מה להשוות למערכת הגיוס וניהול המועמדים של נילוסופט המתאימה לארגונים."
כיצד הגעתם להחלטה שצריך למצוא פתרון שישפר את המצב הנוכחי?
"אנחנו בשלב השיא של החברה, החברה גדלה, צומחת ומתפתחת בצורה מתמשכת כבר הרבה זמן. גם היום, אנו ממשיכים לגייס ולהגדיל את החברה בעובדים שמאוד נחוצים כרגע. לאחר שדנו בקשר להתנהלות הגיוס האיטית, הבנו שסדר הגודל שאנו רוצים שהחברה תעבוד איתו גדל וגדל ואנו חייבים להפסיק להתנהל בצורה מיושנת ולעבור למערכת מעקב וגיוס עובדים חכמה ומקדמת אשר מתאימה לארגונים וחברות סטארט אפ ונועדה לייעל ולסדר את תהליכי הגיוס."
אילו פתרונות נבחנו? מדוע בחרתם במערכת הגיוס Hunter EDGE?
"לפני שהתחלתי להכנס לעבודה כמנהלת גיוס, בחנו מערכת אחרת שלא היתה מתאימה לעבודה המסודרת והמקיפה שרצינו עם נתוני הגיוס. לעומת זאת, המערכת של נילוסופט יודעת לעבוד עם דאטא!
בחיפוש עבור מערכת גיוס שעשיתי כאשר התחלתי לעבוד בחברה, ידעתי להגיד מה חשוב שיהיה במערכת הגיוס שתתאים לציפיות ולא התפשרתי- ובכן, נילוסופט עמדו בציפיות!
בפגישת המכירה היו כמה דברים שבחנתי- בעיקר מרכוז קורות החיים למקום אחד, עבודה נקיה וייעילה עם היסטורית מועמדים ונתונים תוך כדי סדר מתמיד.
המערכת מקיימת מכתבי שלילה אוטומטיים שאני יוצרת בעצמי, איסוף נתונים וצייד מועמדים שמאתר מועמדים ומאפשר סינון ולאחר מכן עבודה עם מאגר מועמדים ממוקד העונה על דרישות המשרה שלי.
היתרון של הצייד הוא שהוא מאוד נוח ואינטואטיבי! הוא מבצע חיפוש בוליאני בעזרת מילות מפתח וחיתוכים ברמה גבוהה ואז, המועמדים המתאימים לקריטריונים שלי פשוט קופצים!
בנוסף, המערכת מקיימת כלי ניהול משרות הפתוח לספקים שאני עובדת מולם עבור צפייה וקבלת עדכונים על המשרה הפתוחה שלהם. נוכחתי לראות שהממשק הישיר מול ספקים הוא מדהים! הספקים יכולים להיות חשופים לתהליכים של המועמדים שלהם, להתעדכן על כל הנתונים ולעקוב אחר כל שלבי הגיוס למשרות שלהם. ללא מערכת הגיוס של נילוסופט, העדכונים והקשר השוטף שחייב להיות עם מועמדים וספקים (לקוחות) היה לוקח המון זמן ומשאבים. לכן, בוודאות אני אומרת, התועלת של מערכת הגיוס של נילוסופט עולה על העלות!"
איך עברת תהליך הטמעת המערכת בארגון וכמה זמן לקח עד שהיתה לכם שליטה מלאה על המערכת?
"הגעתי לחברה בלי רקע וניסיון במערכות טכנולוגיות מהסוג הזה ותהליך הטמעת מערכת הגיוס שבו רכשתי שליטה מלאה במערכת התבצע בפחות מחודש. הספקים שהסתבכו קיבלו שירות תמיכה טכנית מנילוסופט. כמו שאמרתי, השירות שלכם מעולה!
רותם (מנהלת תיקי לקוחות) העבירה אותי דרך תהליך ההטמעה ותמיד נתנה מענה וגם כשלא היה ידוע משהו היא ביררה עבורי וישר חזרה עם תשובה. אביחי מאוד בולט והוא תמיד עוזר וזה משרה ביטחון. הוא עזר לי פעם אחת ספציפית שהיתי זקוקה לו ומאז אני יודעת שאני בידיים טובות.
אני חייבת לציין לטובה ומכל הלב את המכירה ואת השירות. ההרתמות ורוחב הלב שמחלקת התמיכה הטכנית מעניקה מאוד מרשימה! כאשר אני יוצרת קשר עם התמיכה, עונים לי מאוד מהיר והשירות אדיב! רותם (מנהלת תיקי לקוחות) תמיד עזרה גם כשהיתה בחופש."
מה השתנה והשתפר?
"אני הגעתי לחברה יחד עם מערכת הגיוס של נילוסופט לארגונים. כוח אדם נכסך מכיוון שבזכות המערכת אני עובדת לבד! הטמפלטים הנשלחים למועמדים מעולים! אני שולחת מכתבי שלילה או מכתבים אחרים למועמדים בצורה אוטומטית ובבת אחת. האוטומציה הופכת את זה לפשוט, אני מסמנת ושולחת. לכן הטמפלטים מייעלים פלאים את ניהול קשרי המועמדים שיכול לקחת המון זמן ומשאבים!
זמן זה כסף והרבה זמן נכסך לנו, מקודם עבדנו באופן חינמי אבל במשך הרבה יותר זמן.
בזכות המערכת, נפתחו הרבה יותר משרות וגיוסים רבים יותר רצים, אני מסננת קורות חיים מעולה ואנחנו מגיעים לפעמים למעל 100 מועמדים בשבוע! טרם השימוש במערכת הגיוס הגענו רק לכמה עשרות בודדים.
ניהול תהליכי הגיוס התייעל! אני מנהלת מועמדים דרך משרה, אני יכולה לנהל ולעדכן נתונים גם לפי מועמד אם אני רוצה- הגמישות שבמערכת מקלה עלי מאוד. אני מגייסת לכמה משרות במקביל ולא עובדת עם חברות השמה חיצוניות. אני נכנסת לדף המשרה ורואה את הסטטוס של כל המועמדים שנמצאים בתהליך.
הרבה יותר קל לי לנהל את מקורות הגיוס שלי, למעשה אני יכולה לראות אותם בעזרת הדו"חות של המערכת ולעקוב אחר התפוקה והייעילות שלהם. אני יכולה לנהל טוב את הספקים מכיוון אני יכולה לראות בצורה מדוייקת את כל הספקים והדרישות שלהם, זה מאוד מועיל ומביא את התוצאות הכי טובות."
אילו פיצ'רים אתם משתמשים? כיצד הם משפרים את תהליך הגיוס?
"ניהול משרות והמיניסייט (מעקב ברור אחר הספקים עם ממשק ישיר של הספקים למערכת הגיוס) מעולה!
נוסף לכך, הטמפלטים המעוצבים! יש אפשרות לבצע דיוורים רבים בבת אחת עם טמפלטים שאני מכינה מראש ושולחת אותם בצורה אוטומטית למועמדים.
תמיד אפשר לראות את הדאטא (data) בדו"חות, באמצעות מעקב וניתוח שהמערכת מבצעת על מקורות הגיוס שלי אני מקבלת יכולת לדעת איפה אפשר להשקיע ואיפה פחות, גם באתרי פרסום. חשוב לציין, למערכת יש אופציה לפרסום בחינם, אני מפרסמת בAll Jobs ומקבלת לא מעט קורות חיים! בזכות היכולת הזו של המערכת הניהול מתבצע נכון, אני מקבלת מועמדים מתאימים ומעט מאוד מועמדים נופלים מהתהליך.
מה שמאוד בולט וראוי לציון הוא יכולת המעקב וניהול הגיוס שהמערכת מעניקה : התהליך, המועמדים וכל הגורמים המוערבים. עצם השמירה של המועמדים מעניקה לנו את הבסיס לגיוס מוצלח!"
