איך לערוך פעילויות בכרטיס העובד?

ניהול משאבי אנוש בארגון דורש דיוק, סדר ויכולת מעקב שוטף אחר פעילויות העובדים.
מערכת Niloosoft מציעה מגוון פונקציות לניהול המידע הארגוני בצורה יעילה ומובנית, ואחת מהחשובות שבהן היא האפשרות להוסיף ולערוך פעילויות בכרטיס העובד.
הפעילות מאפשרת לתעד משימות, פגישות, הדרכות, אירועים אישיים וכל אינטראקציה רלוונטית עם העובד – וכל זאת במקום אחד נגיש וברור.

במאמר זה נסקור את תהליך הוספת הפעילות, נבין את חשיבותו, ונלמד כיצד לבצע זאת בצורה נכונה ומיטבית.

הוספת פעילות ועריכתה בכרטיס העובד – 

כדי להיכנס לכרטיס המועמד אליו נוסיף את הפעילות – יש לבחור בתפריט הראשי, ולאחר מכן: ארגון → עובדים → חיפוש עובדים

לאחר מכן יפתח לנו דף חיפוש העובדים , נחפש את העובד הרלוונטי לפי הפרטים שלו (שם, מחלקה, תפקיד וכו’).

לאחר שהמערכת מציגה את תוצאות החיפוש, לחצו על שם העובד כדי להיכנס לכרטיס האישי שלו.

כך תיראה כרטיסיית העובד:

כדי להוסיף פעילות נלחץ על כפתור הנורה שמופיע מעל כרטיסיית העובד:

כעת יפתח לנו דף הוספת פעילות:

בחלון ניתן לבחור את סוג הפעילות הרצויה, לדוגמה:

• שיחת עבודה
• חופשה / מחלה / היעדרות
• אירוע אישי (חתונה, לידה, אירוע משפחתי)
• שינוי תפקיד או משרה
• השתלמות מקצועית / קורס / הכשרההערכת עובד

(ניתן להוסיף או להסיר סוגי פעילויות מהרשימה לפי צרכי הארגון על ידי עריכת הרשימה)

נניח שבמקרה זה מדובר בחופשת מחלה –

סמנו את סוג הפעילות “חופשת מחלה״ והזינו את תאריכי תחילת וסיום החופשה. (ניתן לצרף קובץ של אישור מחלה מרופא.)

בשדה ההערות אפשר לציין פרטים נוספים – למשל משך ההיעדרות או סיבת המחלה.

1. לאחר מילוי כל הנתונים, לחצו על “הוסף”.
   הפעילות תתווסף אוטומטית תחת קטגוריית “פעילויות” בכרטיס העובד, ותוצג ברשימה יחד עם יתר הפעילויות הקודמות.

במידת הצורך, ניתן להוסיף משימה הקשורה לפעילות העובד, למשל:
במקרה של חופשת מחלה – אם העובד טרם שלח אישור מרופא, ניתן ליצור משימה פנימית לתזכורת לבקש זאת.

• הגדירו את מועד המשימה (לדוגמה, סוף החודש – לצורך חישוב משכורות).
• קבעו מתי תופיע התזכורת במערכת.
• ציינו את מצב המשימה – פתוחה, בביצוע או סגורה.
• הגדירו את רמת הדחיפות.

באופן זה תבטיחו שכל משימה או מעקב חשוב לא יישכחו, והמידע ישמר בצורה מסודרת ומעודכנת.

עריכת פעילות קיימת – 

על מנת לערוך את הפעילות נלחץ בכרטיסיית המועמד על פעילויות ולאחר מכן נבחר את הפעילות הרצויה.

יופיע לנו כפתור “ערוך פעילות” , נלחץ עליו

החלון ייפתח שוב ותוכלו לשנות את הנתונים לפי הצורך, שמרו את העדכונים – והפעילות תתעדכן בכרטיס העובד.

לסיכום:

הוספת פעילות בכרטיס עובד בתוכנת נילוסופט אינה רק פעולה טכנית – היא חלק בלתי נפרד מתהליך ניהול איכותי של משאבי אנוש. תיעוד מדויק ועדכני מאפשר לארגון לשמר ידע, לנתח מגמות ולשפר את הקשר עם העובדים. יישום נכון של התהליך תורם לשקיפות, לאפקטיביות ולשיפור מתמיד של מערך הניהול הארגוני. בעידן שבו מידע הוא נכס, חשוב לדעת כיצד לנהל אותו בצורה חכמה – ונילוסופט בהחלט מספקת את הכלים לכך.