אונבורדינג

בעידן של שינויים מהירים, תחרות גוברת ודינמיקה תעסוקתית אינטנסיבית, הדרך בה ארגונים קולטים עובדים חדשים קובעת לעיתים קרובות את אבן הפינה להצלחתם או כישלונם בטווח הארוך. לא מדובר רק בחתימה על חוזה או ביום היכרות חפוז – אלא בתהליך מקיף שנוגע בחוויית העובד, בזהות הארגונית וביכולת של האדם להשתלב ולהשפיע.

חברות שמבינות את המשמעות האסטרטגית של קליטה נכונה משקיעות משאבים, תשומת לב ותכנון מדוקדק על מנת לוודא שהעובד החדש לא רק ירגיש שייך, אלא גם יהפוך במהרה לחלק פעיל, מחובר ופרודוקטיבי בצוות ובמטרות הארגון. תהליך זה, שצבר תאוצה בשנים האחרונות, עומד במרכזו של המאמר הנוכחי.

מה זה אונבורדינג ולמה הוא כל כך קריטי להצלחת הארגון?

אונבורדינג (או בעברית: קליטת עובד) הוא תהליך אסטרטגי ומובנה שמטרתו לשלב עובדים חדשים בארגון בצורה חלקה ויעילה. התהליך חורג מעבר להכשרה טכנית לתפקיד, וכולל היכרות מעמיקה עם תרבות החברה, ערכיה, המבנה הארגוני, הנהלים והאנשים הפועלים בה. חשוב להבין שאונבורדינג אינו אירוע חד-פעמי, אלא מסע מתמשך שיכול להימשך בין 90 יום ועד שנה שלמה. זהו הבדל משמעותי לעומת “אוריינטציה”, שהיא לרוב מפגש קצר וממוקד של יום-יומיים שמטרתו היכרות ראשונית בלבד.

למה בכלל צריך את זה?

תהליך קליטה איכותי הוא בעל השפעה מכרעת על הצלחת העובד והארגון כאחד. מחקרים מראים כי עובדים שעוברים תהליך אונבורדינג מוצלח נוטים להישאר זמן רב יותר בחברה. לדוגמה, 69% מהעובדים שעוברים תהליך קליטה איכותי נשארים בארגון לפחות שלוש שנים, מה שמצביע על חשיבותו בשימור עובדים. מעבר לכך, עובדים שנקלטים היטב הופכים לפרודוקטיביים יותר במהירות גבוהה יותר, חשים רמת מעורבות ומחויבות גבוהה יותר לארגון, ומפתחים תחושת שייכות חזקה.

איך תהליך קליטה נכון משפיע על העובד והחברה?

תהליך אונבורדינג טוב מסייע לעובד להבין טוב יותר את הארגון שאליו הוא הגיע – את התרבות שלו, את החלקים השונים בחברה ואת מקומו בתוכה. הוא עוזר לעובד להרגיש שהוא לא לבד, שיש לו למי לפנות וממי ללמוד, ומספק לו את הכלים הדרושים להצלחה בתפקידו החדש.

מבחינת הארגון, השקעה בתהליך קליטה היא השקעה אסטרטגית שמפחיתה את עלויות תחלופת העובדים, מחזקת את התרבות הארגונית, ומעלה את הפרודוקטיביות הכללית. תהליך אפקטיבי יוצר מעורבות ומהווה הכרח עסקי שיכול להוביל לנאמנות ארוכת טווח של העובדים. בקיצור, אונבורדינג הוא לא רק שלב פורמלי, אלא כלי אסטרטגי קריטי בבניית ארגון חזק ויציב.

כיצד נראה תהליך אונבורדינג מנצח הלכה למעשה?

תהליך אונבורדינג אפקטיבי מחולק למספר שלבים ברורים, המלווים את העובד עוד לפני יומו הראשון ועד להתבססותו המלאה בארגון. כל שלב תוכנן בקפידה כדי להבטיח חווית קליטה חלקה ומוצלחת, כזו שתהפוך את העובד החדש לחבר צוות משמעותי ופרודוקטיבי.

מה קורה בשלב ה- Pre-boarding?

שלב ה Pre-boarding מתחיל מרגע חתימת החוזה ועד ההגעה למשרד. מטרתו העיקרית היא להפחית חששות ולבנות חיבור רגשי ראשוני עם הארגון. בתקופה זו, ניתן לשלוח לעובד מייל “ברוכים הבאים” חם, הכולל מידע חשוב על החברה, על הצוות העתידי ועל מה לצפות ביום הראשון. מומלץ גם לשלוח ערכת מתנה קטנה, אולי עם מיתוג החברה, כדי ליצור תחושה של שייכות עוד לפני ההגעה. בנוסף, זה הזמן לטפל מראש בבירוקרטיה ובטפסים הנדרשים, כדי להקל על העובד ביומו הראשון ולאפשר לו להתמקד בהיכרות.

מה כוללים היום והשבוע הראשון?

היום והשבוע הראשון הם שלב קריטי ביצירת רושם ראשוני חיובי ומשמעותי. עם הגעת העובד, חשוב שכל הדברים יהיו מוכנים: עמדת עבודה מסודרת ופונקציונלית, ציוד טכנולוגי זמין וחשבונות פעילים. יש לקבוע פגישות היכרות עם הצוות והמנהל הישיר, שיציגו את העובד החדש ויספקו לו הקשר ראשוני. מומלץ מאוד למנות “באדי” (חבר צוות ותיק) שילווה את העובד החדש בימיו הראשונים, יענה על שאלות ויסייע בהתמצאות.

בנוסף, יש לקיים פגישת אוריינטציה מסודרת שתציג את החברה, את החזון, את הערכים ואת התרבות הארגונית, ותספק מבט רחב על פעילות הארגון.

מה קורה ב-30-90 הימים הראשונים, ומה בהמשך?

לאחר השבוע הראשון, נכנסים לתקופה של 30-90 ימים, המוקדשת ללמידה מעמיקה של התפקיד, קביעת יעדים ברורים (KPIs) והשתלבות חברתית ומקצועית. זהו השלב שבו העובד מתחיל לקחת על עצמו משימות, להכיר את תהליכי העבודה ולבנות קשרים עם עמיתים. חשוב לקיים שיחות משוב קבועות עם המנהל הישיר כדי לתאם ציפיות, להעריך את ההתקדמות ולספק תמיכה והכוונה.

לאחר 90 יום, העובד אמור כבר להרגיש חלק אינטגרלי מהצוות. בשלב זה, יש להמשיך ולטפח אותו, לאתגר אותו במשימות חדשות, להרחיב את תחומי אחריותו ולשלב אותו בפרויקטים ארוכי טווח, מתוך הבנה שתהליך הקליטה הוא מסע דינמי ומתמשך.

תהליך אונבורדינג – מי האחראי וכיצד הטכנולוגיה יכולה לעזור?

תהליך אונבורדינג מוצלח הוא תוצאה של שיתוף פעולה בין גורמים שונים בארגון. הוא אינו משימה בלעדית של מחלקת משאבי אנוש, אלא דורש מעורבות של כלל הגורמים הרלוונטיים כדי להבטיח קליטה מיטבית של העובד החדש.

מי הם השחקנים המרכזיים בתהליך?

המנהל הישיר נחשב לרוב ל’בעלים’ המרכזי של התהליך. הוא האחראי על החפיפה המקצועית, קביעת היעדים, מתן משוב שוטף ושילוב העובד בצוות. הוא גם זה שמוודא שהעובד מבין כיצד עבודתו תורמת לארגון ולהצלחתו הכוללת.

מחלקת משאבי אנוש (HR) אחראית על בניית התשתית והמסגרת של התהליך, אספקת הכלים, הטיפול בצדדים האדמיניסטרטיביים והטמעת התרבות הארגונית. הם אלה שמוודאים שהתהליך מובנה, עקבי ומתאים לערכי הארגון. חברי הצוות ממלאים גם הם תפקיד חשוב בקבלת הפנים, בסיוע בהתמצאות ובשילוב החברתי של העובד החדש. שיתוף הפעולה בין כל הגורמים הללו הוא המפתח לאונבורדינג אפקטיבי.

אז כיצד הטכנולוגיה יכולה לשדרג את תהליך האונבורדינג?

בעידן הדיגיטלי, מערכות טכנולוגיות מתקדמות לניהול גיוס ומשאבי אנוש הן כלי עזר חיוני בתהליך האונבורדינג. הן מאפשרות אוטומציה של משימות רבות, כמו שליחת מסמכים לחתימה, יצירת צ’קליסטים דיגיטליים למנהלים ולעובדים, ושליחת תכנים מותאמים אישית לעובד החדש בשלבים שונים של הקליטה.

מערכות אלו מאפשרות גם מעקב אחר התקדמות העובד בתהליך, זיהוי נקודות תורפה והתערבות בזמן אמת. השימוש בטכנולוגיה מבטיח חוויה אחידה ועקבית לכל המגויסים החדשים, משפר את היעילות ומפנה זמן למנהלים ולצוותי משאבי אנוש להתמקד במגע האנושי ובצרכים הייחודיים של כל עובד.

נילוסופט – להפוך את תהליך הקליטה לחוויה מנצחת

תהליך אונבורדינג מוצלח הוא לא מותרות, אלא הכרח עסקי. הוא המפתח לשימור עובדים, הגברת מוטיבציה ובניית ארגון חזק. אם גם אתם רוצים להפוך את תהליך הקליטה בארגון שלכם לחוויה מעצימה, יעילה וטכנולוגית, אנחנו כאן כדי לעזור.

המערכת המתקדמת שלנו לניהול תהליכי גיוס ומשאבי אנוש תספק לכם את כל הכלים הדרושים לבניית תהליך אונבורדינג מנצח, כזה שישאיר את העובדים שלכם מרוצים ומחוברים לאורך זמן. צרו איתנו קשר עוד היום לקביעת הדגמה אישית, וגלו כיצד גם אתם תוכלו לשדרג את חווית הקליטה בארגון שלכם.