נכתב על סמך ראיון עם עדן, רכזת משאבי אנוש מעמותת עדן
עמותת עדן, הפועלת כבר קרוב ל-30 שנה בתחום הטיפול בטראומה בקרב נשים ונערות, מנהלת תהליכי גיוס מורכבים ורגישים המותאמים לאוכלוסיות ייחודיות ולתפקידים בעלי אופי חברתי וטיפולי.
בשיחה עם עדן, רכזת משאבי האנוש בעמותה, ביקשנו להבין כיצד נוהלו תהליכי הגיוס בעבר, מה הוביל להטמעת מערכת גיוס ייעודית, וכיצד מערכת HunterAI סייעה להכניס סדר, שליטה ושקיפות בתהליכי הגיוס בארגון חברתי עם משאבים מוגבלים אך צרכי גיוס משמעותיים.
ספרי לי קצת על עמותת עדן
״עמותת עדן היא עמותה המתמחה בטיפול בפוסט טראומה בקרב נערות ונשים ופועלת מאז שנת 1997 בעוטף עזה ובנגב.
העמותה מפתחת ומפעילה מסגרות תוכניות ופרויקטים על בסיס מודל עדן – מודל ייחודי לטיפול בטראומה״
מה אתגרי הגיוס העמותה והייחודיות שלהם?
“יש אצלנו גיוסים שוטפים ביחס לגודל הארגון, לצד תפקידים שנמצאים בגיוס תמידי כמו מדריכים. בנוסף, רבים מהתפקידים בעמותה הם נישתיים ודורשים התאמה ערכית ומקצועית גבוהה לעולם החברתי והטיפולי, ולכן תהליך האיתור מורכב ודורש דיוק וניהול מסודר של התהליך.”
איך נוהל תהליך הגיוס לפני השימוש במערכת HunterAI?
“לפני כן לא הייתה לנו מערכת גיוס ייעודית. עבדנו עם טבלאות וכלים כלליים שלא מותאמים לעולם הגיוס. קורות חיים היו מגיעים ממקורות שונים, והמעקב היה ידני לגמרי. אם מועמד פנה בעבר – לא הייתה שום התראה, והייתי צריכה לזכור שמות או לחפש ידנית. זה יצר עומס, חוסר סדר ולעיתים גם מצבים שמועמדים נפלו בין הכיסאות.”
איזה צורך מרכזי חיפשתם לפתור באמצעות מערכת גיוס?
“הצורך המרכזי היה להכניס סדר, שליטה וריכוז מידע במקום אחד. כעמותה עם משאבים מוגבלים, כשכל אחד עושה כמה תפקידים במקביל, היה לנו חשוב לעבוד בצורה יעילה יותר ולנהל את כל תהליך הגיוס במערכת אחת – משלב קבלת קורות החיים ועד סיום התהליך, כולל תיעוד, תקשורת ומעקב.”
מה גרם לכם לבחור דווקא במערכת HunterAI של נילוסופט?
“בדקנו כמה מערכות ושמענו הרבה על נילוסופט. בפגישה הראשונית עם ספיר מאוד התחברנו לגישה – גם מבחינת המקצועיות וגם מבחינת ההבנה של עולם העמותות. עצם זה שיש התחשבות בעמותות והבנה של מגבלות תקציב, לצד מערכת מקצועית, זה משהו שדיבר אלינו מאוד ויצר תחושת שותפות. הייתה תחושה שרואים את העשייה שלנו ולא רק את הצד העסקי.”
איך עבר תהליך ההטמעה של המערכת בארגון?
“בהתחלה היה גם חשש, בעיקר סביב העברת כל ההיסטוריה והמידע. בעולם הגיוס הזיכרון הארגוני מאוד חשוב לנו – לדעת מה קרה עם מועמד בעבר, לאיזה תהליך הגיע ומה הייתה חוות הדעת. אבל במהלך ההטמעה מצאנו פתרונות להעברת מאגרי המידע, והיום כל המידע מרוכז במערכת.״
איך נראה תהליך העבודה במערכת היום, בפועל?
“היום כל הגיוס מנוהל מתוך המערכת – פתיחת משרות, ריכוז מועמדים, סטטוסים, חוות דעת ותקשורת. אני יכולה להיכנס לכל משרה ולראות תמונת מצב מלאה של כל המועמדים מכל השלבים. במקום לעבוד עם קבצים מפוזרים, הכול מרוכז בכרטיס מועמד אחד עם היסטוריה מלאה של התהליך.”
כיצד המערכת שיפרה את המעקב והשליטה בתהליכי הגיוס?
“השינוי הכי משמעותי הוא השליטה. המערכת מתריעה על מועמדים כפולים, שומרת היסטוריית תהליכים ומאפשרת לראות בדיוק איפה כל מועמד נמצא. בעבר הייתי תלויה בזיכרון אישי ובטבלאות, והיום יש לי ראייה מלאה של כל התהליך מלמעלה, כולל ניתוח של מועמדים שנפסלו והבנה של תהליכי הגיוס בצורה הרבה יותר מקצועית.”
איך הפיצ’רים של המערכת משתלבים בעבודה היומיומית שלך?
“אחד הפיצ’רים שאני משתמשת בהם הכי הרבה הוא התקשורת דרך וואטסאפ מתוך כרטיס המועמד. זה חוסך זמן אדיר. בנוסף, התבניות להודעות מאפשרות לי לנהל תקשורת מהירה ואחידה עם מועמדים במקום להעתיק הודעות ידנית כמו בעבר. גם הזיכרון הארגוני הוא פיצ’ר קריטי – כל ראיון, חוות דעת והיסטוריה נשמרים במקום אחד.”
כיצד המערכת מסייעת בשיתוף פעולה עם מנהלים מגייסים וצוותים שונים?
“אנחנו עובדים מול כמה תוכניות ואתרים שונים, והמערכת מאפשרת לכל גורם מגייס להיכנס, לעדכן סטטוסים ולהוסיף חוות דעת בזמן אמת. במקום לרדוף אחרי מידע במיילים או בטבלאות, הכול שקוף ומסונכרן במערכת אחת, וזה מקצר משמעותית את זמן הטיפול במועמדים.”
איך המערכת משפיעה על חוויית המועמד בתהליך הגיוס?
“אחד הדברים שהיו לי הכי חשובים זה לא להשאיר מועמדים באוויר. בזכות המעקב המסודר, ההתראות והתיעוד במערכת, הרבה יותר קל לתת פידבק בזמן ולנהל תהליך גיוס מכבד, מקצועי ואנושי. יש הרבה פחות מועמדים שנופלים בין הכיסאות, והתהליך מרגיש הרבה יותר מסודר גם מהצד שלנו וגם מהצד של המועמד.”
לסיום, איך היית מסכמת את הערך של HunterAI עבור עמותה כמו עדן?
“עבור ארגון עם משאבים מוגבלים וגיוסים מורכבים, HunterAI הפכה לכלי מרכזי שמרכז את כל תהליך הגיוס במקום אחד. היא מאפשרת לנו לעבוד בצורה יעילה יותר, לחסוך זמן תפעולי, לשמור על סדר ודיוק בתהליכים, ולנהל גיוס מקצועי, אנושי ושקוף – בדיוק בהתאם לאופי ולצרכים של הארגון שלנו.”
