אחד האתגרים המרכזיים העומדים בפני ארגונים הוא גיוס ושימור כוח אדם איכותי. תהליך החיפוש, הגיוס ושימור העובדים המתאימים תמיד היה כרוך בקשיים, זמן רב ובירוקרטיה מייגעת עבור מנהלי גיוס וחברות השמה. אולם בשנים האחרונות, הטכנולוגיה עשתה קפיצה קדימה וחברות השמה מובילות עובדות כיום עם מערכות מתקדמות אשר יכולות לייעל את כל תהליך הגיוס עבור ארגונים וחברות.
תפקידה של תוכנת גיוס
בבסיסה, תוכנת גיוס עובדים היא פלטפורמה דיגיטלית המרכזת את כל היבטי תהליך הגיוס וההשמה של מועמדים למשרות, תחת מערכת אינטגרטיבית אחת. מערכת זו מהווה למעשה מרכז שליטה ובקרה עבור מנהלי הגיוס וחברות ההשמה, המאפשרת להם לנהל, לעקוב ולתאם את כל שלבי הגיוס החל מפרסום משרות, קליטת מועמדים, סינון ראשוני של קורות חיים, תיאום ראיונות ועדכון כל המטלות והמידע הנלווים הכרוכים בתהליך.
טרם המהפכה הטכנולוגית, מנהלי גיוס נאלצו לבצע את כל המשימות הללו באופן ידני ומפוזר, דבר שהיווה מעמסה כבדה על שגרת עבודתם, גרם לבזבוז זמן רב ולחוסר יעילות בתהליך כולו. תוכנות גיוס מתקדמות מאפשרות לרכז ולנהל את כל השלבים השונים במקום אחד, באמצעות פלטפורמה דיגיטלית המתעדכנת בזמן אמת, ומאפשרת לבצע את הגיוס באופן חכם, מסודר ויעיל יותר מתמיד.
יתרונות מרכזיים של תוכנות גיוס
1.שליטה וארגון מרכזיים
בעבר, על מנהלי גיוס היה לנהל את כל פרטי הגיוס ונתוני המועמדים במספר קבצים ומסמכים נפרדים, לעתים באמצעים ידניים או מפוזרים. תוכנות הגיוס החדשניות מאפשרות לרכז ולשלוט בצורה מרוכזת על כל היבטי התהליך, החל מניהול קורות החיים והמועמדים, תיעוד ההתקדמות, ועד תקשורת והעברת המידע הנדרש בצורה מסודרת ומאורגנת. הממשק הידידותי של מערכות הגיוס של נילוסופט מאפשר גישה נוחה וניווט קל בין מרכיבי המערכת השונים.
2.חיסכון בזמן ויעילות משופרת
אוטומציה של מטלות חוזרות ושגרתיות בעזרת התוכנה חוסכת זמן רב למנהלי הגיוס. רבים מהתהליכים שבעבר נעשו באופן ידני כיום ממוחשבים ומתבצעים בלחיצת כפתור – החל מסינון ראשוני של קורות חיים על פי קריטריונים מוגדרים, דרך שליחה אוטומטית של הודעות ועדכונים למועמדים, ועד אוטומציה של תזכורות וסידור לוחות זמנים לראיונות. המעבר מגיוס ידני ומסורבל לגיוס חכם ודיגיטלי מייעל במידה ניכרת את התהליך ומקצר את משך מחזור הגיוס באופן משמעותי.
3.שיפור חוויית המועמד
עבור המועמדים, המעבר לתוכנת גיוס גם כן מספק חוויה משופרת ומקצועית יותר. המערכת מאפשרת לנהל את כל התקשורת עם המועמדים באופן ממוקד ומרוכז תחת פרופיל אישי. בין אם מדובר בגיוס עובדים להייטק או לתעשיות אחרות, המועמדים יוכלוו לצפות בהתקדמות של תהליך הגיוס שלהם, לראות את הסטטוס העדכני, לצפות במידע הרלוונטי להמשך הראיון או כל הודעה נוספת בצורה נגישה וברורה. כל אלה יוצרים חוויה איכותית ומסודרת יותר למועמדים הפונים לארגון.
4.ניתוח נתונים וביצועים
תשתית התוכנה המרכזית מאפשרת גם לצבור ולבצע ניתוחים מעמיקים של כל הנתונים והביצועים הקשורים לתהליך הגיוס – החל מדוחות ממוקדים על מקורות המועמדים והערוצים האפקטיביים ביותר לגיוס, דרך ניטור סטטוסים והתקדמות בשלבי הגיוס השונים, וכלה בפילוחים סטטיסטיים מגוונים לשיפור וחיזוי ביצועי הגיוס בעתיד. כלי הניתוח המתקדמים מאפשרים גם ללמוד על דפוסי ההתנהגות של המועמדים ולזהות כישלונות או נקודות תורפה בתהליך, על מנת לבצע שיפורים.
5.התאמה אישית וגמישות
מערכות הגיוס המובילות של נילוסופט מציעות גמישות וכלים להתאמה אישית של התהליכים, הממשקים והתבניות בהתאם לצרכים הספציפיים של כל ארגון. הן מאפשרות להגדיר מחדש את שלבי ותהליכי הגיוס, לבנות תבניות משלכם עבור קורות חיים, שאלוני ראיונות, עמודי משרות, וצורות קלט שונות להזנת מידע. ההתאמה האישית נוגעת גם להגדרת תפקידים ורמות גישה שונות למשתמשים שונים במערכת, בהתאם לצרכים הייחודיים של הארגון.
חשוב לציין שתוכנות הגיוס המתקדמות יותר גם מספקות גמישות וניידות מלאה. הן מאפשרות לצוותי הגיוס לנהל את כל התהליכים על הפלטפורמה ממכשירים ניידים ללא כל הגבלות, דבר שנותן יכולת פעולה רבה יותר ונגישות גבוהה המתאימה לסביבת העבודה המודרנית.
מערכות גיוס מותאמות אף מציעות היבטי אינטגרציה נוספים, כמו חיבור למקורות ענן חיצוניים, פורטלים ופלטפורמות עבודה של צד שלישי, וכן וידג'טים ותוספים לשילוב במערכות אחרות כגון מנועי חיפוש לעובדים, רשתות חברתיות ויישומים נלווים.
בחירת התוכנה המתאימה
כפי שניתן לראות, תוכנות הגיוס של היום הן כלים עוצמתיים המציעים מגוון רחב של יכולות מתקדמות. אולם, עם כל האפשרויות הרבות ישנה חשיבות גבוהה לבחירת תוכנה למיקור חוץ המתאימה ביותר לצרכים הספציפיים של שלכם. להלן מספר גורמים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת המערכת המתאימה עבורכם:
1.גודל וצרכי הארגון
לחברות וארגונים גדולים ומורכבים עם מחלקות משאבי אנוש גדולות, נדרשת פלטפורמה מסיבית היכולה לתמוך בגיוס מקביל של מאות ואף אלפי משרות במקביל. הדרישות מתוכנות אלו יהיו מורכבות יותר והן צריכות להיות בעלות כושר עיבוד וערוצי תקשורת גדולים ופונקציות ניהול והשקעה משמעותיות. מנגד, ארגונים בינוניים וקטנים יתמקדו בצרכים בסיסיים יותר במגבלות תקציב וברמת יכולת התפעול שלהם.
2.תמיכה בתהליכים עסקיים ובסוגי גיוס שונים
כל ארגון עשוי לפתח תהליכי גיוס וראיון מיוחדים ושונים, בהתאם למאפייני הענף, תרבות הארגון, סוג העובדים המגויסים וגורמים נוספים. חשוב לוודא שתוכנת הגיוס המיועדת להטמעה בארגון נותנת מענה טוב לשלבים האלו ומאפשרת התאמה אישית גמישה, שתדע לשרת את סגנון העבודה הייחודי.
3.קלות השימוש והטמעה
גורם חשוב לא פחות הוא רמת הידידותיות וקלות השימוש של הממשק למשתמשים, לצד קלות ההטמעה של המערכת החדשה עם סביבת העבודה הקיימת וכלי התוכנה האחרים שהארגון משתמש בהם. ככל שהטמעת התוכנה תהיה קלה וזורמת יותר, כך גם ההסתגלות של המשתמשים תהיה מהירה ונוחה יותר.
4.תמיכה, שירות לקוחות והדרכה
יכולת התמיכה והתחזוקה לאורך זמן של ספק התוכנה גם הן קריטיות. נדרשת תמיכה יעילה וזמינה, להדרכה ראשונית למשתמשים, טיפול בשאלות ובעיות, כמו גם לתחזוקה ושדרוגי תוכנה עתידיים כדי להבטיח עדכניות של המערכת.
חברת נילוסופט מעמידה לרשות לקוחותיה תמיכה רחבה ושירות לקוחות מצוין אשר מסייעים בהתאמה אישית והטמעה חלקה של המערכת בחברה. לחצו כאן כדי להכיר את המערכות החכמות שלנו.