המאמר נכתב באדיבות יעקב רוזן, מנכ"ל משותף בחברת HRD.
היתרונות של מערכת ניהול מועמדים טובה שמתאימה לארגון הינם ברורים. מערכת כזאת תעזור לנהל ולבקר את תהליך הגיוס בצורה טובה יותר, תחסוך זמן מיותר מאנשי הגיוס בביצוע פעילויות אדמיניסטרטיביות, תחסוך בעלויות הגיוס ותעזור לארגון להתמקד בנקודות הדורשות שיפור.
כיום, הרבה חברות מנהלות את תהליך גיוס העובדים באופן ידני, בעזרת שימוש בתוכנת הEXCEL, או משתמשות במערכות גיוס, חלק רב מן החברות אינן מרוצות מהאופן בו הם מנהלות את תהליך הגיוס, או ממערכת הגיוס איתן הן עובדות, כיוון שזו אינה מתאימה לתהליך הגיוס הספציפי, לדרישות החברה ואינה מספקת את כל בקשות ורצונות החברה לגבי תהליך הגיוס והמעקב אחריו.
תהליך הגיוס הינו תהליך חשוב ומרכזי בכל ארגון, וניהול שגוי ולא טוב שלו יכול לפגום ביכולת החברה לגייס אלייה את העובדים המתאימים והטובים באמת, ובכך לגרוע מיעילותה.
על מנת לשפר את תהליכי הגיוס מומלץ להשתמש בתוכנות לניהול ומעקב אחר מועמדים ATS וכישרונות TMS וכן מערכות ניהול משאבי אנוש HRMS, HRIS אשר הותאמו במיוחד עבור גיוס מועמדים באמצאות טכנולוגיות מתקדמות.
אז איך בעצם בוחרים מערכת גיוס שגם תנהל ותעדכן את תהליך גיוס העובד מיום החיפוש ומציאת קורות החיים שלו, וגם תענה באופן מלא על כל דרישות החברה ותתאים לתהליכי הגיוס הספציפיים בה?
על מנת שמערכת לגיוס תהיה יעילה ואפקטיבית דרושים שיהיו בה מס' תכונות חשובות:
קליטת מועמדים ותיוקם אוטומטית, ללא התערבות אנושית-
בעת גיוס עובדים והפצת משרות חברות מקבלות עשרות, מאות ואף אלפי קורות חיים ביום, הכנסתם למערכת
באופן ידני תגזול כוח אדם וזמן רב וייתכן כי עובד איכותי אשר היה מתאים למשרה יהפוך ללא רלוונטי. לכן, על
המערכת לקלוט את פרטי העובד, ולתייקו אוטומטית בזמן מינימלי ללא כל התערבות מצד החברה.
הרצת חיפוש אחר עובדים אשר פרטיהם עונים על דרישות המשרה והקפצת העובדים המתאימים לה ביותר-
חיפוש אחר מידע על עובדים כגון גיל, עיר מגורים, נסיון, השכלה וכו' ע"מ למצוא עובד המתאים לדרישות המשרה
הינו תהליך ארוך ומגייע, אשר יכול לקחת מס' שעות וחשוף לשגיאות.
תוכנה אשר מתייקת את המועמדים באופן אוטו' ואז מריצה חיפוש לפי מילות מפתח ודרישות לתפקיד ובעזרת
בינה מלאכותית ומערכת רייטינג מקפיצה לראש הרשימה את המועמדים המתאימים ביותר תחסוך זמן עבודה יקר,
וכך החברה תוכל למצוא את המועמדים המתאימים ביותר לתפקיד, ולגשת אליהם מיד עם רגע קבלת קורות
החיים במערכת.
מניעת כפילויות של מועמדים במערכת-
אחוז גבוה מקורות החיים המתקבלות במערכת הינם קורות חיים כפולים, כיוון שישנם הרבה מועמדים אשר
שולחים את קורות חייהם מס' פעמים, ולעיתים אף משנים מס' פרטים וניסוח כדי להתאימם למס' משרות שונות,
מערכת הגיוס נדרשת למנוע מקורות חיים כפולים להיקלט במערכת, לאחד את הטפסים של אותו מועמד ולהציגו
פעם אחת עם הטופס המעודכן ביותר.
שיוך מועמדים חדשים למשרה באופן שוטף ועדכני-
על מערכת הגיוס לזהות מועמד חדש אשר מתאים לחיפוש שנעשה על משרה מסויימת, לתייקו אוטומטית, ולהציגו
כמועמד חדש העונה על חיפוש ישן.
מעקב אחרי מועמד, שיוכו למשרה וניהול תהליך הגיוס שלו –
ברגע שמועמד נמצא מתאים לתפקיד, והחל תהליך העבודה מולו, על המערכת לתעד ולנהל את התהליך ואת
הארועים שעבר המועמד מרגע קליטתו, דרך הראיונות שהוא עובד, ועד לחוזה שהוחתם עמו, תנאי העסקתו,
ימי חופשה ופעילויות אשר השתתף בהן.
מעקב אחרי מנהלים מגייסים ותפקוד העובדים-
כאשר נמצא מועמד המתאים לתפקיד והוא מועבר למנהל מגייס על מנת שזה יוכל ליצור עמו קשר ולראיין אותו,
על התוכנה להעביר ולהציג משימות הניתנות לעובדים, לעקוב אחרי ביצועם ולעדכן בתוצאות.
פרסום משרות אוטומטית באתרי משרות ובאתר החברה-
כשחברה פותחת משרה חדשה אשר אליה היא מחפשת מועמדים היא תפרסם אותה במס' מקומות רב ככל
האפשר, על מנת שמועמדים רבים יגיעו אליה, על מערכת הגיוס לפרסם את המשרה באתרי משרות ובאתר
החברה עצמה, לאחר שזו הוקלדה במערכת, באופן אוטומטי מבלי שהחברה תאלץ להקליד את פרטי המשרה
והדרישות שלו כל פעם מחדש, אפשרות זו, התאפשר פרסום המשרה באתרים נוספים, בצורה אוטומטית תייעל
את העבודה, ותאפשר ליותר מועמדים להחשיף למשרה ולהציע עצמם אלייה.
גיוס דרך רשתות חברתיות-
היום, כשעולם המחשבים והאינטרנט משתלב בכמעט כל התחומים בחיינו, לאינטנרנט ולרשתות החברתיות השונות
כגון פייסבוק ולינקדאין ישנה חשיבות רבה בפרסום משרות באתרי הרשתות, ובעיקר באיתור מועמדים
פונטצייאלים לתפקיד, ע"י חיפוש דרישות ומיומנויות מסויימות במאגרי המידע העצומים הנמצאים ברשתות אלה,
והצגתם למגייסים בחברה.
מערכת אשר בנוסף לחיפוש המתבצע במאגרי החברה, תוכל לחפש מועמדים מתאימים גם ברחבי הרשת, תקנה
יתרון עצום לאותה חברה מול חברות מגייסות אחרות כאשר תעלה בפניה עשרות מועמדים איכותיים נוספים
המתאימים לתפקיד גם מבלי שאלה יימצאו במאגרי החברה.
קישור למאמר של ליאור בן-דרור בנושא כיצד ישתנו מערכות הגיוס בעידן של רשתות חברתיות?
תיעוד כל הפעולות הנעשות מול מועמדים ברשתות חברתיות-
אחת הבעיות שקיימות בגיוס מרשתות חברתיות הוא שכל התהליך מתבצע על "מערכת אחרת" וכל המידע שנצבר
על מועמדים נשאר באותה המערכת "הרשת החברתית". כאשר בוחרים מערכת גיוס מתקדמת חשוב לראות איך
המערכת מתעדת את כל הפעולות שנעשות ברשתות החברתיות מול מועמדים. הרי יום אחד המגייס או המגייסת
תעזוב את האירגון וכל המידע שהוא או היא צברה על המועמדים יישאר בפרופיל שלה ואירגון יישאר ללא
שום תיעוד.
תוכנת גיוס מתקדמת נדרשת לתעד את כל התהליכים עם מועמדים שבוצעו דרך רשת חברתית כמו לינקדאין או
פייסבוק.
אפשרות של מועמדים לגשת לפרופיל שלהם ולעדכן אותו-
לעיתים קרובות אין די בקבלת טופס קורות החיים כדי לדעת האם המועמד מתאים או אינו מתאים לתפקיד, ונוצרים
מצבים בהם עובדים איכותיים שלא כתבו קורות חיים טוב אינם עוברים תסינון הראשוני בעוד מועמדים פחות
איכותיים שכתבו קורות חיים טוב עוברים את הסינון בקלות, מערכת אשר לאחר קבלת קורות החיים מהמועמד
ותיוק המידע עליו תאפשר למועמד לערוך את פרטיו, להוסיף מידע אשר יכול לתרום לו בתהליך הסינון והאיתור
של החברה, תייעל את העבודה של מחלקת הגיוס וכן תשפר את הביצועים של הגיוסים שכן כך המועמדים
האיכותיים יוכלו להדגיש את איכותם, ומחלקת הגיוס תוכל לאתר אותם ביתר קלות.
אינטגרציה לארגונים גדולים בעלי מערכות מידע רבות ומגוונות-
כיום, חברות וארגונים אשר בהם מערכות מידע רבות מוצאות עצמן פועלות עם מס' מערכות בו זמנית כיוון שכל
מערכת מנהלת חלק אחר של האירגון או של התהליך, יש צורך לא פעם לחבר בין מערכות ולאפשר דיבור ישיר
בין מערכת אחת לשניה. חיבור זה מאפשר סינכרון של כל המערכות הרלוונטיות באירגון ולכן משפר בצורה
משמעותית את היעילות של התהליכים. כמו כן באירגונים מסויימים כבר קיימת מערכת גיוס כזו או אחרת אשר
מסיבות אלו או אחרות לא ניתן להחליפה. אך האירגון רוצה לקבל יכולות וטכנולוגיות גיוס מתקדמות לתוך המערכות
הקיימות שלו. אינטגרציה מסוג זה ניתן לעשות באמצעות מערכת גיוס אשר מפותחת בארכיטקטורת שירותים
(Service Oriented Architecture – SOA). מערכת כזו תוכל לחשוף Web Services אשר יאפשרו לכל מערכת
אחרת להתחבר אליה, לשלוף, לעדכן, להוסיף ולמחוק מידע וכך לאפשר sharing של מידע בין כל המערוכת
באירגון.
ממשק פשוט ונוח לתפעול, המשלב בו את כל הכלים לגיוס עובדים ומעקב אחריהם-
על ממשק התוכנה להיות קל ונוח לשימוש, אשר לא יסבך את עובדי החברה בחיפוש אחרי הדפים המתאימים,
ויגרום להם ללכת לאיבוד ולאבד זמן רב בתפעול המערכת. ולרכז את כל הכלים לחיפוש, תיוק, עדכון ושיוך
העובדים.
תוכנה כשירות –
היום אין סיבה לקנות תוכנה במחירים של עשרות אלפי דולרים, לרכוש שרתים, להעסיק אנשי תחזוקה,
לבצע גיבויים, להתקין, לשדרג וכו.. מיחשוב עננים מאפשר לכול אירגון גדול או קטן, עסק פרטי או משפחתי
לקבל תוכנה כשירות שבעבר היתה נגישה רק לארגונים גדולים מאוד אשר יכלו לאפשר לעצמם הוצאות של
מאות אלפי דולרים.
מיחשוב עננים (Cloud Computing) מאפשר היום לקבל תוכנות כשירות במודל Software as a Serviceאו SaaS
בקיצור ולהנות מכל השירותים שהיו מנת חלקם של אירגונים גדולים מאוד בעבר וכל זאת
בתשלום חודשי אשר מותאם לצורך של האירגון ולגודלו. מודל עיסקי זה מאפשר לאירגון לשלם על השימוש
בתוכנה על פי הצריכה שלו בפועל (On Demand Software) ולא להתחייב להוצאות ארוכות תווך ללא ידיעה
מה העתיד צופן.
כך יכול האירגון להגדיל ולהקטין את כמות הרשיונות שהוא צורך בהתאם לצרכים האמיתיים שלו.
כאשר בוחרים מערכת גיוס מתקדמת, נרצה שמערכת זו תסופק במודל של תוכנה כשירות – SaaS בעל גמישות
מירבית אשר יאפשר לאירגון את הגמישות שהוא צריך.
לסיכום,
לפני בחירת מערכת גיוס חשוב לוודא כי המערכת נותנת פתרון לכל הבעיות בהן יכולה להתקל הארגון תוך כדי תהליך הגיוס, וכי מערכת הגיוס עונה לדרישות הספציפיות של החברה, וכמובן עומדת בדרישות הרשומות במאמר זה.
חברת NilooSoft, פיתחה את מערכת הHunter HRMS, אשר מספקת את כל הכלים הדרושים לניהול משאבי אנוש וגיוס כח אדם איכותי לארגונים, ועומדת בכל התכונות המחייבות מערכת גיוס.