כיצד שולחים זימון מתוך מערכת הגיוס Hunter AI?
מערכת הגיוס Hunter AI מאפשרת לנהל את תהליך זימון המועמדים לראיונות בצורה חכמה, מרוכזת ויעילה – ללא צורך ביציאה מהממשק או שימוש במייל האישי .
באמצעות כלים חכמים לניהול תקשורת, ניתן לזמן מועמדים בקלות, לנהל סטטוסים ולתעד את כל הפעולות, תוך שמירה על תיאום מלא והתאמה לסגנון הארגוני.
במאמר זה נסביר כיצד לבצע זימון לראיון בצורה מהירה ומסודרת דרך מערכת הגיוס, תוך שימוש בטמפלטיים מוכנים מראש או מותאמים אישית.
גישה לזימון מועמד
כדי לשלוח זימון לראיון, יש להיכנס לכרטיס המועמד או דרך כרטיס המשרה:
- מכרטיס המשרה – עברו ללשונית “מועמדים” ובחרו את המועמד הרלוונטי.
- מכרטיס המועמד – עברו ללשונית “משרות” ובחרו את המשרה הרצויה באמצעות סימון הריבוע.
בחרו את המשרה הרצויה על ידי סימון הריבוע ליד שמה, ולחצו על עדכון מצב (ראו ריבועים אדומים בתמונה מטה) .
בחירת סטטוס “זומן לראיון“
במסך עדכון הסטטוס:
- בחרו בסטטוס “זומן לראיון”.
- יופיעו שדות נוספים למילוי פרטי הזימון.
- ודאו כי בשדה “שלח הודעה למועמד” נבחרה האפשרות “שלח זימון.”
שימו לב – בחירה באפשרות בחר בלבד בכתובת המייל תעדכן את הסטטוס אך לא תשלח את המייל בפועל.
הגדרת פרטי הזימון
מלאו את זמן התחלת הראיון (תאריך + שעה).
ניתן להגדיר עיכוב בשליחת המייל ,למשל שליחה מתוזמנת ל-24 שעות קדימה.
לאחר מילוי כל השדות הרלוונטיים, לחצו על הוסף.
הפעולה תעדכן את הסטטוס של המועמד במערכת ותשלח את הזימון לראיון בהתאם לפרטים שהוזנו.
אישור שליחת ההודעה
שימו לב – עם לחיצה על כפתור הוסף, תופיע חלונית אישור נוספת המתריעה כי מייל עם זימון לראיון יישלח לכתובת הדוא”ל של המועמד כפי שמוגדרת בכרטיסו.
ההודעה תישלח אוטומטית מהמייל הארגוני המוגדר, ותעודכן במערכת.
לאחר שליחת הזימון
סטטוס המועמד יתעדכן אוטומטית ל-זומן לראיון.
זימון נשלח אוטומטית ליומן של המועמד + ליומן של המגייסת שביצעה את הפעולה במערכת
תיעוד הזימון יופיע בלחיצה על אייקון המעטפה לצפייה בהודעה שנשלחה:
- כתובת המייל שנשלחה
- פרטי המשרה
- שם היחידה
- תאריך ושעת הראיון
כך תוכלו לעקוב אחרי התקשורת מול המועמד בצורה מסודרת ומלאה.
שימוש בטמפלטים מותאמים אישית לזימון
Hunter AI תומכת בהגדרה של תבניות מייל מותאמות לכל סטטוס, לרבות סטטוס “זומן לראיון”.
במידה ורוצים לעדכן את התוכן שנשלח למועמד, ניתן לגשת לטמפלט ולבצע בו את השינויים הבאים:
- התאמת נוסח ההודעה לשפה הארגונית.
- הוספת כתובת הראיון, פרטי מיקום או קישור לראיון מקוון.
- שילוב משתנים אוטומטיים מתוך המערכת (שם המועמד, משרה, שעה ועוד).
- עדכון כתובת מייל לחזרה / שאלות אם ישנה.
שינויים אלה נשמרים בתבנית ומופעלים אוטומטית בעת שליחת הזימון דרך הסטטוס.
למאמר מפורט המסביר כיצד ליצור טמפלט חדש ולחבר אותו לסטטוס – לחצו כאן
לסיכום
מערכת הגיוס Hunter AI מאפשרת תיאום ראיונות עם מועמדים בצורה יעילה, מהירה ומקצועית.
באמצעות שימוש בסטטוסים חכמים וטמפלטים מובנים, ניתן לשמור על תהליך תקשורת אחיד, מתועד ונגיש – תוך שיפור חוויית המועמד וחיסכון משמעותי בזמן עבודה לצוותי הגיוס.