איך להוסיף קורס/הסמכה במודול ניהול הכשרות והסמכות לעובדים Hunter HR?

במערכת לניהול משאבי אנוש וגיוס Hunter AI – ניתן לנהל בצורה מלאה את תחום ההכשרות וההסמכות של עובדים במקום אחד מסודר בתוך מודול העובדים – Hunter HR

באמצעות אזור הקורסים וההכשרות ניתן:

• לנהל קורסים ארגוניים
• לעקוב אחר סטטוס הכשרות עובדים
• להגדיר קורסים שמקנים הסמכה
• לנהל תוקף וחידוש הסמכות
• לראות נתוני ציון, הצלחה והתקדמות
• לקבל חיווי ברור על הסמכות בתוקף או שפג תוקפן

מודול ניהול הכשרות והסמכות במערכת בנוי בצורה היררכית – כך שקודם מגדירים פרופיל הכשרה (פרופיל קורס) שמרכז תחתיו את תחום ההכשרה, לאחר מכן יוצרים את הקורסים הרלוונטיים תחת אותו פרופיל, ורק בשלב האחרון משייכים את הקורס לעובד או למועמד.

מבנה זה מאפשר לארגון לנהל הכשרות והסמכות בצורה מסודרת, עקבית וברורה, כאשר כל קורס משויך למסגרת הכשרה מוגדרת והמידע נשמר ומתועד באופן מלא בכרטיס העובד.

איך מגיעים לאזור ניהול קורסים והכשרות במערכת?

בתפריט הראשי במערכת לניהול עובדים וגיוס Hunter AI,
נלחץ על: ארגון -> קורסים

במסך זה ניתן:
• ליצור קורס חדש
• ליצור פרופיל קורס
• לנהל מוסדות הדרכה
• לשייך קורסים לעובדים ולמועמדים

מהו פרופיל קורס (פרופיל הכשרה)?

פרופיל קורס הוא המסגרת הראשית שמאגדת תחתיה מספר קורסים קשורים תחת אותו תחום הכשרה.

לדוגמה:
פרופיל הכשרה: בטיחות

קורסים תחת הפרופיל:
• עבודה בגובה
• חומרים מסוכנים
• הדרכת בטיחות שנתית

המטרה של פרופיל הקורס היא ליצור סדר ארגוני ברור ולרכז את כל ההכשרות הרלוונטיות תחת אותה קורת גג מקצועית.

איך יוצרים פרופיל קורס (הגדרת מסגרת הכשרה):

בתפריט הראשי במערכת לניהול עובדים וגיוס Hunter AI
נלחץ על: ארגון-קורסים -פרופיל קורס חדש

בכרטיס פרופיל הקורס קיימות מספר לשוניות להגדרת מסגרת ההכשרה:

לשונית פרטים:

שם הפרופיל – שם תחום ההכשרה (לדוגמה: בטיחות, הכשרות מקצועיות, רגולציה וכו’).
תיאור – הסבר כללי על מטרת ההכשרה והקורסים שייכללו תחת הפרופיל.
דרישות – תנאים כלליים או דרישות מקדימות להכשרות תחת הפרופיל.
תוכן – פירוט כללי על תחום ההכשרה ומשמעותה בארגון.

לשונית הסמכה:

• מעניק תעודת הסמכה (כן / לא) – הגדרה האם הקורס מקנה הסמכה רשמית
• תדירות חידוש – קביעת תדירות חידוש ההסמכה במידת הצורך (למשל: שנתי, דו-שנתי וכו’)

שימו לב: רק אם בפרופיל הקורס הוגדרה הסמכה – המערכת תאפשר לנהל תוקף הסמכה בעת שיוך קורס לעובד

לשונית מוסדות:

• בחירת מוסד – שיוך גוף מעביר ההכשרה / מוסד לימודי מתוך רשימת המוסדות במערכת
• הוספת מוסד – אפשרות להוסיף ולשייך מוסדות רלוונטיים לפרופיל ההכשרה לצורך תיעוד ובקרה

לשונית קבצים:

• הוספת קבצים – העלאת מסמכים כלליים הקשורים לפרופיל ההכשרה (נהלים, סילבוס, רגולציה, חומרי הדרכה וכו’)
• ניהול תיעוד ההכשרה – שמירת כל הקבצים במקום מרוכז כחלק מכרטיס פרופיל הקורס במערכת

יצירת קורס חדש תחת פרופיל ההכשרה:

לאחר יצירת פרופיל הקורס, יש להקים את הקורס עצמו.

בתפריט הראשי במערכת לניהול עובדים וגיוס Hunter AI,
נלחץ על: ארגון-קורסים-קורס חדש

כרטיס הקורס כולל מספר לשוניות לניהול מלא של ההכשרה.

לשונית פרטים (פרטי הקורס):

בלשונית זו מגדירים את פרטי הבסיס של הקורס:

• פרופיל (שיוך הקורס לפרופיל הכשרה)
• כותרת הקורס
• זמן התחלה וזמן סיום (אם רלוונטי)
• מקסימום משתתפים
• הערות

שדות אלו מאפשרים תיעוד מסודר של מבנה ההכשרה והיקפה בארגון.

לשונית ניהול:

בלשונית הניהול ניתן להגדיר:

• מנהל/אחראי על הקורס
• גורם מנהל מטעם הארגון

הגדרה זו מסייעת למעקב פנימי ולניהול מסודר של ההכשרות לאורך זמן.

לשונית מוסדות:

בלשונית זו ניתן לבחור את מוסד ההדרכה שמעביר את הקורס, לדוגמה:

• ספק הדרכות חיצוני
• מכללה
• גוף הסמכה
• הדרכה פנים ארגונית

כך נשמר תיעוד ברור של מקור ההכשרה במערכת.

לשונית משרות:

בהקמת הקורס ניתן לשייך את הקורס למשרה הרלוונטית, וכך לשלב אותו כחלק מתהליך הגיוס.
לאחר שיוך המשרה לקורס, המערכת מאפשרת לנהל את הקורס גם ברמת המועמד, כך שבשלבי הסטטוסים בשיוך למשרה ניתן לשייך מועמד לקורס כחלק מתהליך המיון או ההכשרה לתפקיד.

כלומר, הקורס לא משויך רק לעובדים קיימים, אלא יכול להיות חלק מתהליך הגיוס עצמו – כאשר מועמדים המשויכים למשרה הרלוונטית יכולים להיות משויכים לקורס בהתאם לשלבי התהליך והסטטוסים המוגדרים במשרה.

לשונית קבצים:

בלשונית קבצים ניתן להעלות ולצרף מסמכים רלוונטיים לקורס כגון:

• חומרי הדרכה
• תעודות, נהלים
• אישורי השתתפות
• או כל קובץ תומך אחר הקשור להכשרה.

באמצעות האפשרות “הוספת קבצים” ניתן לשמור את כלל המסמכים במקום אחד מסודר בתוך כרטיס הקורס, כך שהתיעוד נשמר כחלק מניהול ההכשרות במערכת וזמין לצפייה בעת הצורך על ידי צוותי HR, מנהלים ומשתמשים מורשים.

שיוך קורס לעובד בכרטיס העובד:

כדי לשייך קורס לעובד יש להיכנס לכרטיס העובד אליו אנחנו רוצים לשייך את הקורס

ובכרטיס העובד ניכנס ללשונית “קורסים”:

לאחר מכן נלחץ על הוסף קורס.

לאחר לחיצה על “הוסף קורס” ניתן:
• לבחור את הקורס
• להזין ציון
• לסמן האם העובד עבר בהצלחה
• להגדיר סטטוס הכשרה
• להזין תאריכי הסמכה (אם רלוונטי)

שימו לב:
הוספת הסמכה וניהול תוקף הסמכה בעת שיוך קורס לעובד יתאפשרו רק אם הוגדרה הסמכה בפרופיל הקורס מראש.
במידה ולא הוגדרה הסמכה בפרופיל הקורס – המערכת תאפשר שיוך קורס לעובד, אך ללא אפשרות לניהול תוקף הסמכה.

ניהול הסמכות וחיווי תוקף הסמכה:

כאשר קורס משויך לפרופיל שמקנה הסמכה, תיווצר בכרטיס העובד בועת הסמכה המציגה:

• תאריך קבלת ההסמכה
• תאריך תפוגת ההסמכה
• סטטוס הסמכה (בתוקף / פג תוקף)

המערכת מאפשרת חיווי ברור לחידוש הסמכות, כך שניתן לדעת בכל רגע:
איזו הסמכה בתוקף, איזו עומדת לפוג, ואיזו דורשת חידוש.

לסיכום:

מודול ניהול הקורסים, ההכשרות וההסמכות במערכת לניהול עובדים וגיוס Hunter AI מאפשר לארגון לנהל את כל עולם ההכשרות בצורה מלאה, מרוכזת וחכמה – משלב הגדרת פרופיל הקורס, דרך ניהול תכנים, מסמכים והסמכות, ועד שיוך הקורס לעובדים או למועמדים ומעקב שוטף אחר סטטוס הביצוע.

באמצעות המבנה ההיררכי של המודול ניתן להגדיר סטנדרט ארגוני להכשרות, לשייך קורסים בהתאם לתפקידים, משרות או דרישות בטיחות ורגולציה, ולשמור תיעוד מסודר של השתתפות, הצלחה, ציונים ותוקף הסמכות – הכל בתוך כרטיס העובד או המועמד ובאינטגרציה מלאה לתהליכי HR והגיוס.

בנוסף, מנגנון החיווי על תוקף הסמכות מאפשר לארגון לקבל תמונת מצב עדכנית וברורה לגבי עובדים עם הסמכות בתוקף, הסמכות שעומדות לפוג והכשרות שיש לחדש, וכך למנוע פערי כשירות, לשפר עמידה בדרישות בטיחות ורגולציה, ולנהל הכשרות בצורה פרואקטיבית ולא תגובתית.

התוצאה היא ניהול הכשרות מקצועי, מתועד ואחוד במערכת אחת – שמחבר בין גיוס, קליטה וניהול עובדים, מצמצם עבודה ידנית, משפר בקרה ארגונית ומבטיח שלכל עובד משויכות ההכשרות וההסמכות הרלוונטיות לתפקידו בזמן הנכון.