לא משנה כמה גדול או קטן הארגון שלכם, מערכת ניהול נוכחות של העובדים שלכם חשובה ביותר. עובדים היוצאים לחופשה, נעדרים מהעבודה או לא עוקבים אחר מערכת הנוכחות, עלולים לפגוע בלוח הזמנים הכללי של העבודה ובהתקדמות הפרויקט. במצב זה, הכרת החשיבות של מערכת ניטור הנוכחות חיונית למדי.
אם אתם תוהים מדוע מערכת ניהול הנוכחות חשובה במקום עבודה, כדאי שתדעו שכל עובד מקבל ציר זמן לניהול כל פרויקט ומערכות ניהול נוכחות מסייעות בחישוב שעות העבודה הכוללות. זה שימושי במיוחד אם העובדים שלכם מקבלים תגמול על בסיס שעתי אך גם אם העובדים שלכם מקבלים שכר חודשי גלובלי. במקרה של עובדים שעתיים, מערכת נוכחות מאפשרת לכם לשלם באופן מדויק עבור השעות שהם עבדו, לרבות גמול על שעות נוספות. זהו כלי שמשרת אתכם אך גם את העובדים שלכם והוא חיוני לניהול איכותי ומסודר של הארגון.
מעקב והבנת החשיבות של מערכת ניהול נוכחות לא רק תעזור לעובדים לעבוד לפי לוח הזמנים אלא תאפשר למנהלים להעריך נכון את תפוקת העבודה של עובדי החברה. כיום, חברות ועסקים רבים מתמודדים עם הפסדים עצומים עקב אי סדרים במערכת הנוכחות.
מהי מערכת אוטומטית לניהול נוכחות?
מערכת נוכחות עובדים עוקבת אחר שעות העבודה של העובדים, זמן התחברות, יציאות, הפסקות וחופשות על מנת להעריך נכון את משך זמן העבודה של כל עובד, לתגמל אותו בהתאם ולהעריך את ביצועיו ביחס למספר שעות העבודה שלו. נוכחות עובדים מנוהלת בדרכים שונות, מכרטיסי ניקוב, דרך גיליונות אלקטרוניים ועד מכשירים ביומטריים ומערכות אוטומטיות לניהול נוכחות.
חשיבות תוכנת ניהול נוכחות בכל ארגון
במצב הגרוע ביותר, העובדים עלולים להתמודד עם מצב של רישום לא תקין של שעות העבודה שלהם ועם טעויות בחישוב השכר הנובעות מכך. אי הקפדה על מערכת ניטור הנוכחות תגרום לתפוקה נמוכה יותר ולפגיעה במורל של העובדים.
ארגונים מתמודדים עם אי סדרים בשכר, היעדרויות סמויות ממקום העבודה ועם בעיות אחרות במקרים בהם לארגון אין מערכת נוכחית עובדים איכותית. על ידי החלפת גיליונות זמנים מבוססי נייר בתוכנה מתאימה לניהול נוכחות, חברות ועסקים יכולים לחסוך זמן, להפחית את העבודה הניהולית ולמנוע תהליכים ארוכים.
בעולם הדיגיטלי, מערכת ניהול נוכחות מקוונת של עובדים חשובה יותר. חברות רבות מאמצות את המערכת הזו כדי לעקוב אחר זמן הכניסה או היציאה של העובדים באופן אוטומטי.
מהי החשיבות של מערכת נוכחות מקוונת? הנה 4 סיבות מעולות להתקדם למערכת נוכחות מקוונת בארגון:
1.מעקב אחר ביצועי העובדים
אחת הסיבות לכך שמערכת ניהול נוכחות חשובה היא משום שהיא עוזרת למעסיקים לבדוק את הביצועים הכוללים של כל עובד. באמצעות לוח הזמנים, המעסיק יוכל לבדוק מתי העובד מגיע ויוצא. כמו כן, הוא יוכל לבדוק את סך השעות שנתן העובד לחברה על בסיס יומי. בנוסף, זהו כלי נהדר עבור המעסיק ומנהלי החשבונות להעריך נכון את השכר החודשי של כל עובד בהתאם למספר שעות העבודה שלו.
2.כלי פשוט לעיבוד שכר
בארגונים גדולים רבים, רישומים לא מדויקים של נוכחות עלולים לגרום להוצאת יותר כסף על תשלומי שעות נוספות. מערכות ניהול נוכחות מקוונות יכולות לתת תוצאות מדויקות המסייעות להפחית את נטל התשלומים הנוספים לעובדים כחלק מהשכר החודשי ובכך מאפשרות למעסיקים לשלם לעובדיהם את השכר המדוייק עבור שעות עבודתם.
3.מסייע בחישוב שיעור ההיעדרות
חישוב שיעור ההיעדרות חשוב במגזרים שבהם אנשים עובדים במשמרות או מקבלים שכר חודשי גלובלי עבור עבודתם. מערכת ניטור נוכחות של עובדים מסייעת לדעת את שיעור ההיעדרות של העובד, מה שיאפשר להנהלה לדעת מתי עובדים אחרים נדרשו להחליפו או כמה פעמים הוא נעדר מדי חודש ואת העלויות וההשלכות הכרוכות בכך. מערכת ניהול נוכחות מקוונת מסייעת במיוחד במדידת עלויות ישירות ועקיפות.
עלויות ישירות הן אותן הוצאות שעומדות בפני המעסיק עקב היעדרות של עובד. עלויות עקיפות הן עלויות שנגרמו בעקיפין עקב היעדרות מתמשכת של העובד.
4.ניהול עובדים מרחוק
חשיבות עיקרית נוספת למערכת ניהול נוכחות מקוונת של עובדים היא שהיא מאפשרת למעסיקים לנהל עובדים מרחוק. מכיוון שכיום יותר ויותר חברות וארגונים מאפשרים לעובדים שלהם לעבוד מביתם אות מחוץ למשרד, שימוש במערכת ניהול נוכחות מקוונת יכול להוריד את הלחץ של שימת עין על עובדים אלו. מכיוון שלמערכת ישנן תכונות מתקדמות לניטור הפעילות של העובדים, ניתן להעריך את שעות עבודתם גם כאשר הם מחוץ למשרד. עם יישום המערכת, תהיה שקיפות מלאה בין העובדים למעסיקים. המערכת מבוססת ענן ומסייעת בניטור בזמן אמת שיסייע עוד יותר בעיבוד השכר של כל עובד.
הכירו את מערכת Tine Hunter של חברת נילוסופט
זוהי מערכת נוכחות עובדים חכמה אשר מאפשרת נגישות לעובדים באמצעות אתר, אפליקציה ואפילו על ידי החתמה ביומטרית. מערכת Time Hunter מאפשרת ניהול נוכחות חכם ויעיל של העובדים במשרד ומכל מקום בארץ ובחו"ל.
המערכת מתקדמת ומאפשרת מגוון כלים שימושיים לעובדים ולארגון, בהם:
- דיווח נוכחות (התחלה/סיום) באמצעות אתר, אפליקציה וזיהוי ביומטרי, כולל מיקום על גבי מפה.
- דיווח היעדרויות ואירוע
- עדכון הערות ותזכורות
- צפייה בדו"ח חודשי
- דיווח משימות וניהול פרויקטים
באמצעות המערכת תוכלו לנהל את שעון הנוכחות בצורה יעילה ולבצע את הפעולות הבאות:
- חישוב שעות נוספות וחיתוך שעות בהתאם למשמרות
- התאמה מלאה לחגים וימים מיוחדים
- ניהול משאבי אנוש מיטבי המתבסס בין היתר על נוכחותו של העובד בארגון ותפוקת עבודתו.
- ניהול בונוסים ונסיעות
- עדכון ימי מחלה, חופש ואירועים חריגים אחרים
- יצירה וניהול פרויקטים ומשימות עבור העובדים
- ייצוא נתונים ב-Excel , Web , Pdf , Txt ,Print
- יצירת דו"חות + דו"חות חכמים המציגים את הנתונים בהתאם להסכמי העבודה
- אפשרות בחירה בהצגה עשרונית/שעתית
- ניהול וסגירת חודש באמצעות לוח בקרה עשיר ומתקדם
לסיכום
השימוש במערכת נוכחות עובדים חכמה מאפשר לארגונים לעקוב באופן מלא אחר נוכחות העובדים. זהו כלי חיוני במיוחד עבור כל עסק, חברה וארגון והוא כולל מגוון יתרונות וכלים חיוניים לניהול שכר ונוכחית יעיל ומסודר.
לפרטים נוספים על מערכת הנוכחות Time Hunter, לחצו כאן וצרו איתנו קשר.