ניהול תהליכי גיוס אפקטיביים דורש הרבה מעבר למעקב אחר מועמדים. כדי לנהל תהליך מסודר, שקוף וברור, חשוב להגדיר בצורה מדויקת את מצב השיוך של כל מועמד למשרה.
מצבי שיוך מאפשרים לארגון לתעד את כל שלבי הגיוס – החל מהגשת המועמדות, דרך שלבי המיון והראיונות, ועד לקבלה או דחייה. הוספת מצבי שיוך מותאמים אישית מעניקה גמישות גבוהה יותר, מאפשרת התאמה מלאה לנהלי הארגון, ומשפרת את התקשורת והשקיפות בין צוותי הגיוס לבין המנהלים המגייסים.
במאמר זה נסביר כיצד ניתן להוסיף מצבי שיוך חדשים במערכת, כיצד לערוך או למחוק מצבים קיימים, ואיך שימוש נכון בהם תורם לניהול יעיל ומבוקר של תהליכי הגיוס.
תהליך הוספת מצב שיוך למשרה
ראשית, ניכנס לתפריט הראשי וננווט לפי הסדר הבא:
הגדרות ← רשימות ← מצבי שיוך למשרה
לאחר הכניסה, ייפתח דף המציג את רשימת כל מצבי השיוך הקיימים במערכת.
בתחתית הדף נלחץ על הכפתור “הוספת מצב שיוך למשרה”.
מילוי פרטי מצב השיוך
לאחר הלחיצה, ייפתח חלון פופ-אפ שבו נמלא את פרטי מצב השיוך החדש:
1. נזין את שם מצב השיוך בעברית ובאנגלית.
2. נבחר את שלב הגיוס שבו נרצה שמצב השיוך יופיע כאפשרות לבחירה.
3. נגדיר האם מצב זה:
- מאפשר להפוך מועמד ל־”לא פעיל”
- מאפשר שליחת קובץ קורות החיים של המועמד לאיש קשר של המשרה
4. נסמן האם מנהלים מגייסים יוכלו לצפות במצב שיוך זה ו/או להעביר מועמדים אליו.
5. לבסוף, נלחץ על “הוסף” לשמירת מצב השיוך החדש.
עריכה או מחיקה של מצבי שיוך קיימים:
המערכת מאפשרת גם לערוך או למחוק מצבי שיוך שכבר הוגדרו.
כיצד למחוק מצב שיוך קיים:
1. ניכנס לרשימת מצבי השיוך למשרה.
2. נמצא את מצב השיוך שברצוננו למחוק.
3. נלחץ על סמל האיקס האדום שמופיע בשורה של מצב השיוך.
כיצד לערוך מצב שיוך קיים:
1. ניכנס לרשימת מצבי השיוך למשרה.
2. נמצא את מצב השיוך שברצוננו לערוך.
3. נלחץ על סמל העיפרון שמופיע בשורה של מצב השיוך.
4. ייפתח חלון פופ-אפ עם פרטי מצב השיוך.
5. נערוך את הפרטים בהתאם לצורך.
6. נלחץ על “עדכן” לשמירת השינויים.
הוספת “סיבה” תחת מצב שיוך :
בנוסף למצבי השיוך עצמם, ניתן להוסיף סיבות תחת כל מצב שיוך, על מנת לפרט ולהעמיק את תיעוד תהליך הגיוס.
לדוגמה:
במצב שיוך מסוג “נדחה”, ניתן להגדיר סיבות כמו
“נדחה – ציפיות שכר גבוהות מדי” או “נדחה – חוסר התאמה מקצועית”.
כיצד להוסיף סיבה תחת מצב שיוך למשרה:
1. ניכנס לרשימת מצבי השיוך למשרה.
2. נמצא את מצב השיוך שאליו נרצה להוסיף סיבה.
3. נלחץ על שם מצב השיוך.
4. ייפתח דף ריק; נגלול לתחתית הדף ונלחץ על “הוסף פריט לרשימה”.
5. ייפתח חלון פופ-אפ שבו נזין את שם הסיבה.
6. נלחץ על “הוסף”.
לסיכום:
הגדרת מצבי שיוך למשרה אינה רק פעולה טכנית, אלא כלי אסטרטגי לניהול תהליכי גיוס חכמים ומדויקים. באמצעות מצבים מותאמים אישית וסיבות מפורטות, הארגון יכול לשמור על סדר, לוודא שכל שלב בתהליך מתועד בצורה ברורה, ולשפר הן את חוויית המועמד והן את התקשורת הפנימית.
יישום נכון של מצבי שיוך מאפשר קבלת החלטות מבוססות נתונים, זיהוי צווארי בקבוק בתהליך, ותכנון עתידי מדויק ויעיל יותר. בסופו של דבר, השקעה בהגדרה נכונה של מצבי השיוך היא השקעה ישירה באיכות וביעילות תהליכי הגיוס של הארגון.
