איך להקים ספק (מקור גיוס) בתוכנת הגיוס המתקדמת HunterAI?

במערכת HunterAI של חברת Niloosoft, ספק הוא כל מקור גיוס שממנו מתקבלים מועמדים פוטנציאליים:
אתרי דרושים, חברות השמה וכוח אדם, רשתות חברתיות, תוכניות חבר־מביא־חבר, פרילנסרים, אתר החברה ועוד.

הקמת הספקים והגדרתם בצורה מדויקת היא התשתית לניהול יעיל של תהליך הגיוס.
כאשר כל מקורות הגיוס מוגדרים במערכת בצורה מלאה, ניתן:

• לנתח בקלות איזה ספק מביא את המועמדים הכי איכותיים
• לזהות מגמות
• להבין היכן כדאי להשקיע את תקציב הגיוס
• למנוע נתונים חסרים או שיוכים שגויים
• לשמור על מאגר מועמדים נקי, מסודר ומדויק

בשלב הקמת המערכת, אחד הצעדים החשובים הוא יצירת כל הספקים שאיתם הארגון עובד — כל ספק מוקם פעם אחת בלבד, והמערכת יודעת לזהות אוטומטית כל מועמד שמגיע ממנו.

איך להקים ספק חדש במערכת?

1.כניסה למסך הספקים –

בתפריט הצד של מערכת HunterAI, ננווט אל:
ספקים → ספק חדש

פעולה זו תפתח את מסך יצירת הספק.

2. מילוי פרטי הספק –

במסך הפתיחה יש להזין את שם הספק:

לדוגמה:
AllJobs
(או כל מקור גיוס אחר)

לאחר הזנת השם נלחץ על “הבא” ונעבור לעמודי העריכה של הספק.

3. עמוד “ניהול” –

בעמוד זה נזין:

• סוג הספק
  לדוגמה: אתר גיוס, חברת השמה, רשת חברתית וכו’.

בחירה נכונה של סוג הספק עוזרת בהפקת דוחות מסודרים ובהבנת מקור המועמדים.

4.עמוד “אנשי קשר” –

כאן נזין:

• פרטי איש הקשר של הספק
  למשל: שם, תפקיד, טלפון, כתובת מייל

חשוב במיוחד בעת עבודה עם ספקים חיצוניים כמו חברות השמה.

5.עמוד “הגדרות תיוק” –

זהו אחד הדפים החשובים ביותר בהקמת ספק,
משום שהוא מגדיר איך המערכת תזהה את קורות החיים שמגיעים ממנו.

נמלא את השדות הבאים:

✔ האם המערכת צריכה לקלוט קו”ח ישירות מהספק

(בדרך כלל כן)

✔ האם מדובר בחברת השמה / כוח אדם

✔ סיומת המייל (או המייל המדויק) של מקור הגיוס

למשל:
@alljobs.co.il
או מייל מלא של נציג השמה.

כאשר הודעת מייל עם קורות חיים תגיע מהכתובת הזו –
המערכת תדע לשייך את המועמד לספק הנכון באופן אוטומטי.

6.שמירה ויצירת כרטיס ספק –

לאחר מילוי כל הפרטים, נלחץ על “סיום”.

המערכת תיצור כרטיס ספק מלא שיראה כך (לפי הדוגמה שלך):

מכאן הספק מוכן לשימוש והמערכת תתחיל לנתב מועמדים שמגיעים ממנו בהתאם להגדרות שהזנתם.

טיפ חשוב מצוות ההטמעה והתמיכה של Niloosoft:

כדי לוודא שמקורות הגיוס מסווגים בצורה נכונה ושכל מועמד נכנס למערכת תחת הספק המתאים, מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:

✔ בדיקת ספקים קיימים

עברו על רשימת הספקים במערכת ובדקו:

• שכל ספק מוגדר בצורה מלאה (שם, סוג ספק, אנשי קשר, תיוגים וכו’)
• שסינון הדוא”ל שלהם מוגדר נכון (כתובות, סיומות, תבניות)
• שערכי הסינון מוגדרים באופן עקבי כך שהמערכת תזהה את המיילים ותתייק אותם תחת הספק הנכון

הגדרה לא מדויקת של מסנני הדוא”ל היא הגורם המרכזי לשיוכים שגויים במערכת.

✔ טיפול בספקים כפולים

אם אתם מזהים שני ספקים שמייצגים אותו מקור גיוס, מומלץ:

1. ליידע את צוות התמיכה

2. לבחון איחוד רלוונטי

3. למנוע יצירה כפולה בהמשך

ספק כפול עלול לגרום לנתונים מפוצלים, דוחות לא מדויקים ושיבוש בתהליך ניתוח אפקטיביות מקורות הגיוס.

✔ לפני שמקימים ספק חדש

בכל פעם שנחתם חוזה עם ספק חדש, או כשמתחילים עבודה מול מקור גיוס נוסף, חשוב לבדוק תחילה האם הוא כבר קיים במערכת.

אם לא –
יש להקים אותו בהתאם לשלבים המפורטים במאמר זה.

לסיכום:

הקמת ספק חדש במערכת HunterAI היא תהליך פשוט, אך בעל חשיבות מערכתית גבוהה.
כאשר מקורות הגיוס מוגדרים בצורה מלאה, תהליך הגיוס כולו נעשה מדויק, מהימן ויעיל יותר.