איך להוסיף/לערוך ציוד בכרטיס עובד?

בעידן הדיגיטלי, שבו ארגונים שואפים לייעול תהליכים ולשקיפות תפעולית, ניהול הציוד האישי של העובדים הפך למשימה חיונית.
בין אם מדובר במחשב נייד, טלפון נייד, כרטיס גישה או כל פריט אחר – חשוב לתעד באופן מסודר את הקצאת הציוד, מצבו, ותאריכי ההנפקה וההחזרה.

מערכת Niloosoft מציעה פתרון מובנה ונוח לניהול הציוד ישירות מתוך כרטיס העובד.
באמצעות ממשק ידידותי פשוט ותהליך עבודה ברור, ניתן להוסיף ציוד חדש, לעדכן החזרות, ולעקוב אחר כל פריט שהוקצה לעובד – בקלות וביעילות.

במאמר זה נסקור את החשיבות של תיעוד ציוד, נלמד כיצד לבצע את ההוספה בצורה נכונה, ונבין כיצד פעולה פשוטה זו יכולה לתרום רבות להתנהלות הארגונית.

הוספת ציוד לכרטיס עובד –

ראשית ניכנס לכרטיס העובד הרצוי – בתפריט הראשי נבחר ב:ארגון → עובדים → חיפוש עובדים

מסך החיפוש שייפתח, נחפש את העובד הרצוי.
לדוגמה: נקליד “ספיר לוי”.
בנוסף ניתן לחפש לפי מסננים נוספים כמו: שם היחידה בה הוא עובד, מספר ת.ז , מספר עובד, טלפון נייד , מייל ועוד…

לאחר ביצוע החיפוש, תוצג רשימת עובדים תואמת לקריטריונים.

נבחר את העובד הרלוונטי וניכנס לכרטיסייה האישית שלו.

בכרטיס העובד נלחץ על לשונית “ציוד”.

נבחר באפשרות “הוספת ציוד” – ייפתח חלון חדש להזנת פרטי הציוד.

לאחר שנלחץ על כפתור ההוספה יפתח לנו דף הוספת הציוד שיראה כך:

נזין את סוג הפריט שהוענק לעובד במסגרת עבודתו לדוגמא : מחשב נייד

לאחר מכן במידה ומדובר בפריט לבוש כלשהו נזין את המידה של הפריט

כעת נזין את כמות הפריטים שניתנו לעובד מסוג הפריט שהזנו ( לדוגמא במקרה שלנו הוענק לעובד רק מחשב נייד 1).

כעת נזין את התאריך בו הונפק הפריט לעובד

לאחר מכן נזין את תאריך ההחזרה ( בד”כ יום סיום עבודת העובד בחברה אלא אם כן מדובר בהשאלה זמנית)

לאחר מכן נזין האם הפריט הוחזר או לא בסיום השימוש

בנוסף יש לנו אפשרות לפרט על הנפקת הפריט בתיבת התיאור:

לסיום נלחץ על הוספה.

מעולה יצרנו כעת את הציוד של העובד !

עריכת ציוד קיים – 

במידה ויש לנו ציוד של העובד שנרצה לערוך (לדוגמא: העובד סיים את עבודתו והחזיר את המחשב הנייד שקיבל ) ניתן לערוך את הפריט בצורה הבאה:

נלחץ על הפריט הרצוי ולאחר מכן על כפתור “ערוך”:

לאחר מכן יפתח לנו שוב דף הציוד שבחרנו ונוכל להזין את השינוי שרצינו ( במקרה שלנו העובד החזיר את הציוד ביום סיום עבודתו):

לסיכום:

הוספת ציוד לכרטיס עובד במערכת נילוסופט היא לא רק פעולה טכנית –
מדובר בכלי ניהולי חשוב שמאפשר לארגון לשמור על שליטה ובקרה בכל הנוגע למשאבים המוקצים לעובדים.

תיעוד מסודר של הציוד תורם ל:

• שקיפות בין מחלקות (HR, IT, כספים).
• מניעת אובדן או שימוש לא תקין בציוד.
• התייעלות בתהליכי תחזוקה והחזרה.
• חיזוק תחושת האחריות של העובדים כלפי הציוד שנמסר להם.

כאשר תהליך זה מוטמע בשגרת העבודה, הארגון נהנה מניהול מדויק, אמין ויעיל יותר –
וכך מתכונן טוב יותר לאתגרי עולם העבודה המשתנה.