מערכת HunterAI מהווה כלי מרכזי לניהול ותפעול תהליכים חכמים בארגון. אחת הפונקציות החשובות שצוינו לשיפור יעילות העבודה היא החיפוש המובנה במערכת.
מדריך זה יסביר בפירוט כיצד ניתן לבצע חיפוש לפי ישויות, מהן האפשרויות המסופקות לכם במסגרת מנוע החיפוש, אילו מגבלות קיימות, איך להשתמש במיקוד וסינון לקבלת מידע שימושי, ואיך להוציא מן הכוח אל הפועל חיפושים אפקטיביים למגוון צרכים.
כל זאת במטרה לאפשר לכם להפיק את המרב מהמערכת ולהכיר את היכולות שלה לעומק.
עקרונות בסיס של החיפוש במערכת HunterAI –
במערכת HunterAI, כל תהליך חיפוש נעשה אך ורק במסגרת ישות מסוימת. כלומר, אי אפשר לבצע חיפוש “על כל המערכת” או לחפש אחרי מסמך או פריט בתור טקסט בלבד – אלא יש להיכנס ישירות ליישות הרלוונטית ודרכה להפעיל את החיפוש.
לדוגמה: יש צורך להיכנס ללשונית “מועמדים” כדי לחפש מועמדים, ללשונית “משרות” כדי לחפש משרות, וכן הלאה.
בכל דף ישות ניתן למצוא תיבת חיפוש ייעודית אשר מאפשרת לאתר נתונים מתוך הרשומות, בהתאם לשדות הייחודיים לישות הנבחרת. החיפוש מתבצע לרוב על פי שדות מסוימים כגון: שם, טלפון, סטטוס, עיר, מקור הגעה, תאריך יצירה, אחראי, תפקיד ועוד.
כל ישות במערכת מוגדרת על פי מאפיינים אחרים – כך שלכל אחת מנגנון חיפוש מעט שונה, אך כולם פועלים בצורה דומה מבחינת התפעול.
“חיפוש כוללני” – מתי ואיך להשתמש:
אחת האפשרויות השימושיות ביותר היא “חיפוש כוללני”. במצב זה, אין הכרח להזין ערכים לשדות החיפוש, ובפשטות ניתן להפעיל את החיפוש ללא כל פילטר או תנאי.
התוצאה – כל הרשומות של אותה ישות יוצגו לפניכם. לדוגמה, אם תיכנסו לישות “משרות” ותלחצו על “חפש” מבלי למלא פרמטרים, תוכלו לראות את כל המשרות שקיימות בארגון, מסודרות לפי סדר שיוך, יצירה או לפי הגדרות המערכת.
אפשרות זו מתאימה במיוחד לבדיקות מדגמיות, סקירות כלליות, או כאשר אתם רוצים לעבור על כלל הנתונים ולבצע מיון ידני – למשל סינון מדויק לאחר שהמידע מוצג בפניכם.
חשוב להדגיש: החיפוש הכוללני פועל אך ורק עבור ישות אחת בכל פעם. לא ניתן להציג בו-זמנית מועמדים ומשרות, אלא יש להיכנס לתפריט היישות הרלוונטית
חיפוש ממוקד – מיקוד התוצאות באמצעות סינון –
יתרון נוסף ומשמעותי הוא האפשרות לבצע חיפוש ממוקד יותר, בעזרת שדות החיפוש והמסננים הקיימים.
לאחר שנכנסת ליישות הרצויה, תוכל להגדיר ערך מסוים לכל שדה חיפוש ולהריץ את החיפוש כדי לקבל תוצאות סלקטיביות בלבד – כמו חיפוש לפי שם פרטי, עיר, סטטוס, תפקיד, מקור הגעה, טווח תאריכים ועוד.
המטרה פה היא להגיע לקבוצת הרשומות המדויקת ביותר, תוך שמירה על רלוונטיות ובזמן מינימלי. כך, למשל, ניתן לחפש מועמדים מאזור מסוים, בעלי סטטוס פעיל בלבד, או לחפש משרה שפורסמה בטווח תאריכים מסוים.
תהליך קבלת התוצאות ובחינת פרטי הרשומה:
לאחר ביצוע החיפוש, בין אם כוללני ובין אם ממוקד, תוצג בפניכם טבלת תוצאות מסודרת.
כעת, בלחיצה על כל אחת מהתוצאות ניתן להיכנס לדף פרטי הרשומה הנבחרת – לדוגמה, אם לחצתם על משרה, תעברו אוטומטית לדף הפרטים שלה שם תמצאו את כל המידע המשויך לאותה משרה, כולל מועמדים רלוונטיים, פעילויות אחרונות, מסמכים ופרטים נוספים, לניהול מלא מתוך דף אחד.
המעבר בין דפי ישות מאפשר עבודה ממוקדת ויעילה ביותר, תוך שמירה על כל המידע בהקשר הנכון.
מגבלות והבהרות חשובות:
שמירת חיפושים: רק במסגרת כלי “הצייד” המתקדם ניתן לשמור שאילתות חיפוש. בכל חיפוש רגיל – יש להפעילו מחדש בכל פעם.
כל שדה בהתאם למאפייני הישות: לא כל רכיב ניתן לחיפוש, אלא רק אלו שמופיעים בפועל בשדות הממשק הנתון.
(בתמונה תוכלו לראות את האופציה לשמור את צייד המועמדים)
המלצות לייעול הפעולה:
- כאשר יש צורך לבחון את כל הרשומות, השתמשו באפשרות החיפוש הכוללני ללא הגבלת פרמטרים.
- להפקת תוצאה מדויקת ונקודתית – הגדירו ערכים רלוונטיים בשדות החיפוש.
- הכירו היטב את המבנה וההבדלים בין הישויות והמאפיינים שלהן כדי לנצל את החיפוש בצורה מיטבית.
- עברו בין דפי הפריטים כדי לשלב מידע ממוקד ומפורט בכל תחום עיסוק.
לסיכום:
מנוע החיפוש במערכת Niloosoft הוא כלי עבודה מרכזי לניהול יעיל של מידע בארגון. החיפוש עובד לפי ישות מרכזית, ניתן להפעיל חיפוש כוללני ולהציג את כל הרשומות, או לברור נתונים ספציפיים באמצעות סינון מתקדם.
כאשר מאתרים את הרשומה הדרושה ניתן לצלול לפרטיה, לקבל מידע משויך ולנהל את כל התהליכים הרלוונטיים בנוחות. הכרת הכלים והתפעול יניבו חוויית עבודה איכותית, ממוקדת וחסכונית בזמן.
