לליב כהן מנצור, רכזת פרוייקטים ותפעול ב'הפניקס' התראיינה כדי לשתף אותך למה 'הפניקס' בחרו מערכת הגיוס Hunter EDGE לארגונים גדולים ואיך הגיוסים הפכו לחוויה!

"אני לליב, עובדת מזה שנה ב'הפניקס' בתפקיד רכזת פרוייקטים ותפעול, יתר על כך בעלת 10 שנות ניסיון בסך הכל בעולם הגיוס (בעבר עבדתי בחברת yes).

'הפניקס' היא חברת הביטוח הותיקה והמובילה בארץ, בית לכ-4000 עובדים ומגייסים מאות בשנה. אנחנו בהפניקס מאמינים שהאנשים שלנו הם המנוע העיקרי לצמיחת החברה ובזכותם הפניקס שוברת שיאים בתחומים רבים- פיננסיים, טכנולוגיים, מקצועיים.

אתגרי הגיוס אצלנו מורכבים ואינטנסיביים וככאלה אנחנו נדרשים לתמיכה תפעולית ברמה הגבוהה ביותר.
אנחנו מאמינים בתהליכים הוליסטיים שרואים תמונה גדולה ושלמה ונותנים הן למועמד והן למגייס חווית גיוס מקצועית מקצה לקצה."

• מה היתה הסיטואציה העסקית טרם התקשורת עם נילוסופט?

"טרם העבודה עם מערכת הגיוס של נילוסופט עבור גיוסם לארגונים גדולים (Hunter EDGE Enterprise Version), עבדנו תוך שימוש במערכת גיוס אחרת אשר אינה כללה יכולות אינטגרטיביות לניתוח וניהול מאגרי מידע גדולים.

זאת ועוד, למרות השימוש במערכת האחרת, חלק מהעבודה התנהלה על אקסלים.. מיותר לציין שבהיקפי גיוס גדולים כמו שלנו זה לא היה פשוט בכלל!"

• כיצד הגעתם להחלטה שצריך למצוא פתרון שישפר את המצב הנוכחי?

"החלטנו לבצע את השינוי ולעבור למערכת הגיוס של נילוסופט מכיוון שבאו לידי ביטוי אתגרי גיוס מורכבים שהיה ניתן לראותם גם בכמויות הגיוסים, ניודים פנימיים ועוד פעילויות שהמערכת, שהיא הבסיס שעליו פעילויות אלו מבוצעות לא יכלה להכיל.

הבנו שהשגרה שהיתה לנו עם המערכת הגיוס האחרת לא מספיק יציבה וטובה בשביל הליכי הגיוס שלנו. משמע, אנחנו חייבים מערכת גיוס איכותית וחכמה שנוכל לנהל את כל התהליכים כמו שאנחנו רוצים וצריכים ולא אחרת."

• אילו פתרונות נבחנו? מדוע בחרתם במערכת Hunter EDGE?

"אפרת, מנהלת המחלקה ואני הכרנו היטב ממקום העבודה הקודם שלנו- חברת ‘YES’ שבו עבדנו כ6 שנים עם מערכת גיוסי מאסה של נילוסופט המתאימה לארגונים המגייסים הרבה ובכמויות. גם שם ביצענו אינטגרציות מורכבות של נילוסופט עם מערכת הסאפ. משמע, ידענו לאן אנחנו נכנסות גם בהפניקס."

• איך עבר תהליך הטמעת המערכת בהפניקס? האם רכשתם שליטה מלאה במערכת?

"פרויקט הכנסת מערכת הגיוס החדשה היה מאתגר במיוחד והתחיל מאפיון צרכים מעמיק תוך כדי, עבודה בפועל, בדיקות, הטמעה והדרכה. חשוב לציין שכל שלב בפרוייקט היה רווי במשימות מורכבות שעליהן עבדו כמות גדולה של אנשים ממחלקות שונות בארגון במקביל.

המטרה היתה ליעל ולהקל על צוות הגיוס, לתת מענה ופתרונות לתהליכים עסקיים שחייבים להתקיים בתהליך הגיוס ואינטגרציה של מערכת הסאפ עם מבנה ארגוני גדול ומסועף של הפניקס לנילוסופט.

האינטגרציה עם מערכת הSAP והמערכות שלנו נעשתה עם הדיוק המירבי. עבדתי בשותפות עם אביחי ודאגנו לשדות ואיפיונים רבים המותאמים ל'הפניקס' אשר יופיעו ויועדכנו אוטומטית באמצעות אינטגרציה של מערכת הגיוס Hunter EDGE והסאפ."

• מה השתנה והשתפר?

"אנשי גיוס יודעים שתחום הגיוס הוא תחום של מספרים, איכויות וכמויות הנמדדות בשגרת העבודה היומית שלנו. לכן, הכלים שמערכת הגיוס של נילוסופט מעניקה לנו לביצוע מדידות נתוני הגיוס זו נקודת השיפור המשמעותית ביותר!
אנחנו יכולים למדוד כל נתון שרק נרצה ולהפיק דו"חות המשקפים את תפוקת הגיוס מנקודות שונות ובמיוחד ממקורות הגיוס שלנו.

מעבר לכך, כל העבודה השוטפת של המגייסות אם בניהול מאגרים או באיתור מועמדים ושימוש בפיצ'רים מתקדמים השתנתה לגמרי!

המגייסות יכולות להיות מודעות ובשליטה מלאה על הליכי הגיוס שלהן, הן במעקב אחר המועמדים ואחר שלבי הגיוס ולא מפספסות אף אחד. נוסף על כך, איתור המועמדים נעשה מדוייק ומהיר יותר בעזרת כלי הנקרא 'הצייד' אשר מבצע חיתוכים ברמה גבוהה, מחפש בעזרת מילות מפתח בכל קורות החיים שאי פעם נשלחו ומוצא את המועמדים הרלוונטים ביותר. הוא גם יודע לבצע חיפוש בוליאני ברשתות חברתיות."

• באילו פיצ'רים אתם משתמשים באופן תדיר או מרוצים משהשימוש בהם?

"אנו מרוצים מהממשק הישיר עם השמות! הממשק הישיר חוסך לנו זמן יקר בתקשורת ועבודה מול חברות השמה. חברת ההשמה מקבלת תמיד עדכונים על מה קורה עם המועמדים שלה ויש גם זיהוי כפילויות ככה שאם כבר יש לנו את אותו המועמד המערכת מזהה למי היה את המועמד ראשון.

ה'מיניסייט'– כלי מעולה שלא היה לנו לפני!  המיניסייט הוא בעצם קישור שהמערכת יוצרת אוטומטית לכל משרה וכשהמועמד לוחץ עליו הוא חשוף לדרישות המשרה והגשת מועמדות ישירה.

'צייד המועמדים'– הכלי המשמעותי ביותר שבעצם נותן לנו יכולות מיצוי מאגר קורות חיים, הרבה יותר טובות מבעבר!

בקרוב גם עולה 'ממשק חבר מביא חבר' לאוויר ואנחנו מצפים לו מאד.

תדירות השימוש שלנו במערכת ובמוצריה היא יום-יומית, אנחנו רק 4 חודשים אחרי העליה לאוויר עם המערכת והפידבקים ממחלקת הגיוסים והצוות בהפניקס מעולים! המערכת חיונית וייעילה מאוד עבור גיוס בארגון גדול ומורכב כמו שלנו.

והמערכת? סופגת מאד טוב את המורכבות של הארגון הגדול שנקרא 'הפניקס' והפכה חלק גדול ממנה לאוטומציה פשוטה. נילוסופט באמת באים לייעל ולהפוך את כל אתגר הגיוס למשהו איטואטיבי, ייעיל ומוצלח יותר."

• עוד משהו שתרצו להמליץ עליו?

"חוויות הגיוס והמענה שיש לנו עבור הגיוסים הרבה יותר איכותי ממה שהיו. הן המגייסות והן המועמדים נהנים מחוויות גיוס מהירה, טכנולוגית ואנושית בו זמנית.

ראוי לציין את חווית העבודה השוטפת עם מנהל הפרויקט- עוז עובד ומנהל הלקוחות- אביחי אוחנה.
אביחי ליווה אותנו במקצועיות ובזמינות גבוה, תמיד בחיוך וברצון לעזור ולשפר. ועוז, שכבר מהשלב הראשוני ראינו שהוא בעצם איש גיוס, מכיר את העולם, הטרמינולוגיה והצרכים מהבסיסיים למורכבים, נתן פתרונות יצירתיים ויעילים שלאורך הדרך חסכו לנו משאבים רבים וליווה אותנו בשלבים הקריטיים והמאתגרים ביותר בפרויקט."