פלורי מזרחי ‘המועצה להשכלה גבוהה’

תוכנת גיוס כוח אדם

המועצה להשכלה גבוהה בחרו בתוכנת הגיוס- Hunter EGDE!

פלורי, מרכזת בכירה במחלקת משאבי אנוש והדרכה במועצה להשכלה גבוהה מספרת למה היא בחרה במערכת הגיוס- Hunter EDGE!

“שמי פלורי מזרחי ואני מרכזת מכירה ומנהלת גיוס במחלקת משאבי אנוש בהמל”ג. אני בעלת נסיון של יותר מ 10 שנים של גיוס כוח אדם.

המועצה להשכלה גבוהה (המל”ג) היא המוסד הממלכתי לענייני השכלה גבוהה בישראל, ומתווה את מדיניות מערכת ההשכלה הגבוהה.”

  • מה היתה הסיטואציה העסקית טרם התקשורת עם נילוסופט?

“טרם ההתקשרות עם נילוסופט, עבדנו רק בטבלאות אקסל. אני אישית, הייתי עובדת עם טבלאות ומתעדת שם הכל, למשל כמו הערות, מכתבי שלילה, הסרות מועמדות ועוד.. השיטה הזו עבדה. על אף פי שלא היה בסיס נתונים, זיכרון ואסיפת מידע.

כל המידע שהיה קשור לגיוסים היה שמור רק אצלי, בטבלאות, ללא שיתוף המנהלים והאנשים העובדים על משאבי האנוש. לכן, כשכל המידע היה נמצא רק אצלי התרחש קושי מצד כל הגורמים האחרים לבצע עדכונים על מועמדים. יתר על כן, לא היה סדר וארגון מספק. זאת אומרת, מועמדים לא נמצאו ופוספסו, לא הייתי בטוחה שכל מועמד הוזן או שהנתונים העדכניים מתועדים, נוצרו כפילויות מועמדים. בנוסף, כשאני הייתי בחופשה, לאף עובד לא היתה גישה לטבלאות ולמייל שלי וכיוצא מזה הגיוס נהיה מסורבל,

ניתן להסיק מכאן שתהליך הגיוס לא יכל להיות שקוף ואינטואטיבי לעובדים האחרים העוסקים בתחום. כל המידע על הליך הגיוס לא היה עדכני ונתונים נשמטו או פוספסו באופן שפגע במעקב ובניהול הליכי הגיוס.
כיום, בזכות מערכת הגיוס Hunter EDGE אין כפילויות של מועמדים, כל גורם בתהליך הגיוס רשאי לעדכן נתונים ואכן, כל הנתונים מתועדים עבורי ועבור כל עובד אחר, כך שכולם רואים את המשרות והתהליך עם כל מועמד.”

  • כיצד הגעתם להחלטה שצריך למצוא פתרון שישפר את המצב הנוכחי?

“נוכחתי לראות שזה מאד מאתגר להסתמך על זיכרון ועדכונים רק מאדם אחד (ממני) על כל המועמדים שעוברים דרך שלבי הליך הגיוס אצל גורמים שונים בארגון גדול ומסועף, בייחוד שכמויות המועמדים והמשרות הולכת וגדלה.

בעקבות הקושי שהתגלה עם המעקב ותיעוד הנתונים, התיאום והרצת התהליך בין הגורמים בארגון נפגע.
הגעתי למסקנה, שאנו חייבים תוכנת גיוס שתייעל את הגיוס, תוכל לספוג קיבולת גבוה של נתונים ותבצע תיעוד שוטף לכל המשרות והמועמדים הרצים על תהליך הגיוס בכל שלב.”

  • אילו פתרונות נבחנו? מדוע בחרתם במערכת Hunter EDGE?

“בחנתי 2-3 מערכות גיוס אחרות, בכל פגישה בה בחנתי את המערכות, הגעתי מוכנה עם מה שאני בדיוק רוצה שיהיה במערכת כדי לאבחן אם מערכת הגיוס תתאים לתהליכים של ‘המל”ג’ ולדרך שבה אנו עובדים

נוכחתי לראות שאף חברה לא נתנה מענה!

היתה מערכת אחת אבל המענה שלה לא היה מספק.. לצורך העניין, לא היתה הרשאה להכנס למערכת לכל מני אנשים בארגון וכשהגעתי לNiloosoft היה מענה מספק להכל.

ועכשיו בהרחבה, אשמח להסביר על המענה שכל כך היה חשוב עבורי לקבל: בגלל ש’המל”ג’ מגזר ציבורי’, החברה צריכה תוכנת גיוס כוח אדם אשר תשמור ותנהל את הגיוס בצורה המייטבית עם ממשק לכל העובדים והמנהלים בתחום.
לא עניין אותנו בהכרח למצוא מועמדים ספציפים מתוך המאגר, כל מערכות הגיוס יותר מתכוונות למציאת מועמדים מתאימים לעסק וגם מערכת הגיוס של נילוסופט עושה את זה מעולה עם כלי חיוני מאד שנקרא ‘צייד המועמדים’ אבל עבורי זה היה פחות חשוב. מה בהחלט היה הכי חשוב הוא להתאים את המערכת לתהליך הגיוס של הארגון, למי מה שאנו רוצים ובמערכת Hunter EDGE אני יכולה לבחור ולאפיין כל דבר כמו שאני רוצה.

בנילוסופט, התאמנו את המערכת הגיוס לצרכי הארגון שלי וזה מה שמפיק את ההבדל בין מערכת הגיוס Hunter EDGE למערכות אחרות.

נוסף לאמור לעיל, מעצם תפקידי- מנהלת גיוסים בצוות משאבי אנוש כל הנתונים על המועמדים נמצאו אצלי.  כיום, אם קורה שאני בחופש, בניגוד לאיך שהתנהלנו לפני מערכת הגיוס לארגונים גדולים, העובדות במחלקת משאבי אנוש יכולות לגבות אותי. בזכות שהמערכת הותאמה לארגון שלנו, יש להן גישה והן חשופות באופן מסודר ושיטתי להליכי הגיוס ללא קושי או הסתבכות מיותרת.

מערכת הגיוס מסיבה ניהול ומעקב מעולה אחר תהליך הגיוס! כגון, מעקב וניהול קשרי מועמדים, השבת תשובות למועמדים היישר מהמערכת, שלילה או הזמנה לראיון, כפילויות (יש מערכות שלא מזהות כפילויות אפילו), הסרות מועמדות אשר מעודכנות אוטומטית, ועדכון מה הסיבה להסרה ולסיכומו של דבר- הכל מתועד!”

  • איך עבר תהליך הטמעת המערכת בארגון, האם רכשתם שליטה במערכת?

“הליך הטמעת המערכת בארגון עבר אחלה! התחלתי עם צחי, מנהל תיקי לקוחות שהעביר את ההטמעה ולאחר מכן עברתי למיטל, מנהלת תיקי לקוחות במערך התמיכה הטכנית- המעניקה לי שירות מכל הלב גם כיום.

הליך למידת המערכת עצמה היה קליל, הדבר היחיד שהתעכבתי עליו הוא פתיחת הרשאות עבור עובדים אחרים בכדי תהיה להם גישה למערכת שאני עובדת עליה ופניתי למיטל אשר העניקה פתרון ועכשיו יש הרשאות.

מיטל היתה תמיד זמינה ותמיד שם בשבילי על מנת לעזור בשיחות, בווצאפ ובמייל.
המערכת מאוד ידותית וקלילה והתמיכה הטכנית שיש בנילוסופט נותנת לי הרגשה טובה וביטחון.

מבחינת זמנים לאחר שרכשתי יוזר, עשיתי את ההדרכה למתחילים ומתקדמים ולאחר ההדרכה כבר התחלתי לעבוד על המערכת ולהפיק תוצאות. כבר יכולתי לחוות על המעכרת כמה היא איטואטיבית וקלה לשימוש, יכולת י לאפיין בה הכל ברמתי וראתי שהיא מתאימה ל’המל”ג’. לאחר כמה שבועות של עבודה עם המערכת איפיינתי את המערכת בהתאמה המיטבית לארגון שלי ומאז אנו עובדים עם המערכת ללא קושי ומרוצים מאד!”

  • מה השתנה והשתפר?

“כיום בממוצע נכנסים לתוכנת הגיוס שלנו כמו אלף קורות חיים בשנה! זה פאקטור מעולה, הקיבולת של התוכנה גבוה והיא שומרת אוטומטית את כל היסטוריית המועמדים ואת קורות החיים שאי פעם נשלחו אלינו.

מבחינת הפאקטור של זמן, התקיים שינוי משמעותי!

טרם הגיוסים דרך מערכת הגיוס Hunter EDGE הייתי צריכה להוציא לדוגמה 100 מכתבים למועמדים, באופן ידני, מייל אחר מייל. לעומת זאת, במערכת הגיוס אני לוחצת על ה ‘וי’ ומשנה לסטאטוס שליחה וברגע, שולח את כל המיילים בבת אחת עם טמפלט שעיצבתי לכל המועמדים שרציתי.
ההכנה של המכתבים שעשיתי למועמדים נחסכת, פעם הייתי מכינה את המכתבים בWord ואז מעבירה לPDF, לאחר מכן שולחת במייל- כל השיטה הזו נחסכת! כל התקשורת עם מועמדים כולה נעשת בלחיצת כפתור וזה מדהים! מפנה כל כך הרבה זמן!

פעם אפילו החיפוש מועמדים לקח זמן עכשיו אני מוצאת את המועמדים ברגע. אין צורך בנבירה בקורות החיים וכל מה שעלי לעשות הוא להזין מה בדיוק אני מעוניינת למצוא והמעומד או הנתונים שאני מחפשת פשוט צצים!

יש לי הרבה יותר זמן פנוי לעשות עוד דברים ולייצר עוד הכנסות. הטבלת אקסל, התיעודים בה, החיפשים וההערות נחסכים כי הכל מתועד במערכת בלחיצת כפתור וזה הרבה יותר נוח למנהלים ב’המל”ג’, הם נכנסים ומוצאים את המועמדים שעל התהליך יחד עם כל העדכונים והנתונים עליהם.

אם אני לא נמצאת בעבודה ואפילו אם אקח חופשה ארוכה המידע והנתונים נשמרים במאגרי המערכת, ברגע שאני חוזרת מהחופשה אני יכולה לעבוד עם הנתונים וכלום לא השתנה לרעה.”

  • אילו פיצ’רים אתם משתמשים באופן תדיר? כיצד הם משפרים את תהליך הגיוס?

“אנחנו מפרסמים רק דרך אתר המל”ג ו’צייד המועמדים’ נמצא בשימוש כאשר אנו מעוניינים לסנן מועמדים ולמצוא מועמדים רלוונטים.

טמפלטים הנשלחים למועמדים בקליק- אני יכולה לשלוח טמפלט קבוע שאני עושה בבת אחת למספר רב של מועמדים עבור הודעה כגון שלילת מועמדות.

אופציית הזנת השדות ועריכה במערכת עצמה- אני סידרתי את המערכת לפי תהליך הגיוס של ‘המל”ג’. הוספתי קטגוריות של הערות, המלצות, חוות הדעת של הבוחנים, זימון טלפוני, הכל! המועמדים שלנו מגישים מועמדות, היא נשלחת ותעדכנת ישירות במערכת ומשם המערכת מטפלת בהכל!

  • עוד משהו שתרצי לציין?

מה שממש חששתי ממנו בהתחלה הוא איך המערכת תיקלט מבחינת הממונים והסמנכ”לים היותר מבוגרים. הכנתי את עצמי לעבוד איתם, להראות ולהסביר, השגתי מדריך למשתמש מכיוון שחשבתי שהם יצטרכו עזרה רבה ממני אבל לא! הופתעתי לגלות מהם שהם מצליחים לעבוד עם המערכת ללא קושי ונתנו רק פידבקים חיובים על כך שהיא נוחה וקלילה, שהכל בלחיצת כפתור ושהיא מאד אינטואיטיבית למשתמש.

מכל האמור, חשוב לציין שאני באמת מאד מרוצה מהמערכת. היא נוחה, ידידותית ואינטואטיבית למשתמש והופכת את כל הליך הגיוס לפשוט יותר. נוסף לכך, השירות של נילוסופט הופך את החוויה להרבה יותר טובה ממה שאי פעם יכולתי לצפות!”

פלורי מזרחי
מרכזת מכירה ומנהלת גיוס במחלקת משאבי אנוש
המועצה להשכלה גבוה

לאתר החברה לחצו כאן >> https://che.org.il/