תוכנת גיוס היא תוכנה המשמשת מגייסים בארגונים ובחברות השמה לייעול תהליך גיוס העובדים לחברה. התוכנה כוללת פונקציות רבות בהן מיקור חוץ, בחירה, סינון וראיון מועמדים.
תוכנות לתמיכה בתהליך הגיוס החלו להיכנס למיינסטרים בשנות ה-90, כאשר חיפוש העבודה והגיוס עברו לאינטרנט. במקום לעבד קורות חיים בנייר, המגייסים נזקקו לכלים שיכולים להתמודד עם כמויות גדולות של קורות חיים ויישומים אלקטרוניים.
כלי תוכנה לגיוס מועמדים, סינון קורות חיים, ראיונות מועמדים ושיתוף פעולה בין כל הגורמים המעורבים בתהליך הם כולם חלק מנוף הגיוס הנוכחי.
תוכנת גיוס נועדה לתמוך במגוון פונקציות כולל:
- מיקור: קידום משרות פתוחות באמצעות פרסומי דרושים, אתרי קריירה, קהילות כישרונות ומדיה חברתית.
- מעקב אחר מועמדים: מעקב אחר תהליך המיון והגיוס של המועמד כולל מיון קורות חיים, הערכה, ראיון ובדיקות רקע.
- ניתוח גיוס: פונקציות המדווחות על מדדי KPI ומדדי משפך כגון זמן מילוי, מקור העסקה ויחס מועמד לראיון.
- הערכה ובדיקת רקע לפני העסקה: כולל בדיקת רקע, הערכת אישיות, בדיקות קוגנטיביות ומיומנויות ובדיקת התייחסות.
- השתלמות: הכשרה והכוונה של עובדים חדשים.
תכונות של מערכת לניהול תהליך הגיוס
ישנן מספר תכונות שצוותי גיוס ורכישת כישרונות מחפשים בתוכנת גיוס, אך שלושת העיקריות שבהן הן SaaS, אינטגרציה ופונקציונליות גמישה.
תכונות רצויות נוספות כוללות:
- גיוס חברתי
- תואם EEOC
- ניהול תקשורת עם המועמדים
- פורטל קריירה ממותג
תוכנות לניהול תהליך גיוס לפי סוג החברה
- ארגונים
עבור ארגונים, המערכת חייבת להשתלב עם מערכת ניהול משאבי אנוש גדולה יותר (HRMS), מערכת מידע משאבי אנוש (HRIS) או מערכת תכנון משאבים ארגוניים (ERP).
תכונות נוספות שנחוצות לארגונים הן פונקציות שיתופיות כמו שיתוף קל של נתונים ממועמדים ומשוב ממנהלי גיוס.
- חברות השמה
מכיוון שהן עוסקות בכמויות גדולות של נתוני מועמדים, חברות השמה דורשות מערכת עם תכונות דומות לאלו של הארגונים.
בנוסף, חברות השמה זקוקות לפונקציונליות של ניהול קשרי לקוחות כדי לעקוב אחר עמדות שונות עבור לקוחותיהן השונים.
- SMB – עסקים קטנים ובינוניים
עסקים קטנים עד בינוניים (SMBs) דורשים את אותה פונקציונליות בסיסית כמו ארגונים אך בקנה מידה קטן יותר לניהול תהליך גיוס עובדים.
במקרים מסוימים, עסקים עשויים לוותר על תכונות מסוימות בתוכנה כגון תזמון ראיונות מכיוון שהם מסוגלים לטפל בפונקציות אלו באופן ידני.
כלי תוכנה למגייסים
לרוב נדרשת יותר מתוכנה אחת כדי לתמוך בכל פונקציות הגיוס או לעשות את כולן היטב. זה אומר שרוב המגייסים משתמשים במגוון כלים.
כלי התוכנה הנפוצים ביותר המשמשים בגיוס הם ATSs, CRMs ותוכנות ראיונות.
- מערכת מעקב אחר מועמדים (ATS)
מערכת מעקב אחר מועמדים (ATS) היא החלק המרכזי לעיבוד מועמדים וניהול שלבי התהליך מולם.
- ניהול קשרי מועמדים (CRM)
מערכת ניהול קשרי מועמדים (CRM) נועדה לאפשר למגייסים למצוא מועמדים באופן אקטיבי על ידי בניית מאגרי כישרונות וטיפוחם באמצעות שיווק גיוס עובדים.
CRM שונה מ-ATS מכיוון ש-ATS מתמקד בעיקר במועמדים ואילו CRM מתמקד במאגר המועמדים הפוטנציאלי הגדול יותר.
CRM נועד לטפח את המועמדים הפסיביים והאקטיביים שאולי עדיין לא הגישו מועמדות למשרה אך הביעו עניין בחברה או שהם מתאימים באופן פוטנציאלי על סמך הכישורים שלהם.
- תוכנת ראיונות
ראיונות מקוונים הפכו לפופולריים ביותר בשל הנוחות שלהם. באמצעות תוכנה, מגייסים יכולים לבצע ראיונות מקוונים בזמן אמת או לצפות בראיונות מוקלטים מראש בזמנם.
כיצד לבחור את תוכנת הגיוס הנכונה?
טיפ 1: הגדירו את הבעיה שאתם מנסים לפתור באמצעות התוכנה.
התחילו בהגדרת בעיית הגיוס הספציפית שאתם מנסים לפתור.
אם יש כמה בעיות שאתם מנסים לפתור בבת אחת, התחילו עם החלק הקשה ביותר עבורכם בתהליך הגיוס.
אם הבעיה הגדולה ביותר שלכם היא בזבוז של זמן רב בסינון קורות חיים לא מתאימים, למשל, הפתרון שאתם צריכים לחפש הוא תוכנה לניהול גיוס עובדים שיכולה להפוך את בדיקת קורות החיים לאוטומטית ומסוגלת לסנן קורות חיים לפי קריטריוניים מסויימים שמתאימים למה שאתם מחפשים.
טיפ 2: בחרו תוכנה שלא הופכת את העבודה שלך למסובכת יותר.
תוכנה היא כלי נהדר כל עוד היא מפשטת, מייעלת או מקלה על העבודה שלכם בצורה משמעותית.
טיפ 3: ודאו שהתוכנה משתלבת היטב עם הכלים הנוכחיים שיש ברשותכם.
פתרון גיוס משולב ומקיף הוא כזה שכולל מגוון פתרונות לשלל צרכים בתהליך הגיוס שמשתלבים זה עם זה.
לדוגמה, תוכנה אוטומטית לבדיקת קורות חיים הנותנת מענה לבעיה של סינון ידני של קורות חיים המשתלבים עם ה-ATS שלכם.
פתרונות גיוס חדשים יותר מזהים את הרצון שלכם לאינטגרציה מהירה וקלה ולכן הם תוכננו להתאים אחד לשני. זה אומר שאתם יכולים להשתמש בכלי התוכנה האלה עם מינימום סיוע של תמיכה טכנית.
טיפ 4: קשרו את ה-ROI של התוכנה עם המענה שהיא נותנת לעסק או לארגון שלכם.
הגיוס הפך לפונקציה אסטרטגית עוד יותר מכיוון שצוותי הגיוס מתחילים לקשר את ה-KPI שלהם לתוצאות הקשורות לעסק או לארגון. בדקו האם הערך שך תוכנת הגיוס עולה על המחיר שלה.
חברת נילוסופט מספקת מגוון רחב של מערכות לניהול גיוס עובדים אשר מעניקות פתרונות מקיפים ואיכותיים לצרכי הגיוס של ארגונים, עסקים וחברות השמה וכוח אדם.
המערכות שלנו משפרות ומייעלות את תהליך הגיוס החל משלם פרסום המשרות, דרך סינון מועמדים ועריכת ראיונות ועד ליצירת תקשורת נוחה ויעילה בין גורמים שונים המעורבים בתהליך הגיוס.
מערכות הגיוס שלנו הן מהמתקדמות והחכמות ביותר בשוק והן מתאימות לשלל צרכים ייחודיים של כל עסק וארגון. שימוש במערכת גוס חכמה מסייעת לחברות השמה רבות לנהל כמות גדולה של מועמדים ומשרות באופן פשוט, נוח ויעיל, שמיטיב עם המראיינים ועם המועמדים. להתאמת המערכת הנכונה עבורכם, צרו איתנו קשר.